Terug
Blog 08-04-20

Microsoft Teams, tips voor efficiënt samenwerken op elke locatie

Microsoft-Teams

Wat is Microsoft Teams? Laten we beginnen met een antwoord op deze vraag, aangezien het een relatief nieuw product is. Het is een volwaardige Microsoft-oplossing en onderdeel van de Office365 familie en wordt door Microsoft beschreven als een ‘collaboration hub – tool voor online samenwerken’. Deze oplossing is zeer populair bij organisaties met medewerkers die veelvuldig op afstand met elkaar moeten samenwerken. Op afstand is een breed begrip. Tegenwoordig wordt steeds vaker thuis gewerkt, zijn werktijden flexibeler en zijn er steeds meer medewerkers die remote (onderweg, bij de klant) werken. Ook kan er sprake zijn van meerdere vestigingen. In veel organisaties is Microsoft Teams inmiddels de standaard geworden en naast email het belangrijkste communicatiemiddel geworden.

Bovendien kan ook worden samengewerkt met personen die geen Microsoft Teams licentie hebben, zoals externen of interim-medewerkers. Door het coronavirus is de vraag naar Microsoft Teams enorm toegenomen en zelfs als onmisbaar wordt geacht.

Kort samengevat biedt deze oplossing een gedeelde werkruimte voor je werknemers op basis van drie thema’s:

1. Communicatie

  • Chat
  • Bellen
  • Videobellen
  • Online vergaderen

2. Samenwerken

  • Gezamenlijk gebruik van Office 365 apps
  • Samenwerken aan documenten
  • Samenwerken op onderwerp

Integratie met andere apps

  • Uitwisseling met de volledige Microsoft Office 365 Suite, waaronder Dynamics, Office, OneNote en SharePoint
  • Uitwisseling met vele third party apps waaronder Adobe, Power BI, Salesforce, Trello, Flow en Github

Daarbij is het goed om te weten dat Teams hetzelfde security level heeft als Microsoft Office 365.

Werk je nog niet met Microsoft Teams? Download dan het gratis E-book

Mogelijkheden en tips voor het werken met Microsoft Teams

Algemeen

  1. Zorg voor een gestructureerde uitrol, zodat er een herkenbare en efficiënte werkstructuur ontstaat.
  2. Maak gebruik van de zoekbalk bovenin het scherm. Hiermee kunnen je zoeken in contactpersonen, bestandsnamen en zelfs woorden in chats en documenten.

Teams en kanalen

  1. Probeer het aantal teams te beperken. Onder een team kun je kanalen aanmaken. Daarin kun je in kleinere teams werken aan een specifiek project.
  2. Zowel teams als onderliggende kanalen kunnen openbaar of afgeschermd zijn. Zo kan bepaald worden wie toegang heeft. Ook externen kunnen worden uitgenodigd om deel te nemen aan een team of kanaal.

Chat

  1. Geef de chat een titel. Dat maakt het overzichtelijk en gemakkelijk vindbaar in de historie.
  2. Gebruik een @mention in de chats. Dan weet je, zeker in chats met veel collega’s, dat je bericht wordt gelezen door de juiste collega’s. Zij krijgen namelijk een extra notificatie. Dat doe je door in een chatbericht een @ te plaatsen, gevolgd door de naam van betreffende collega.

(Video)bellen

  1. Kies voor audiobellen i.p.v. videobellen als de bandbreedte van je internet wat lager is op jouw werklocatie. Dan bevordert de kwaliteit.
  2. Kies bij videobellen voor het vervagen van de achtergrond (alleen in desktop-versie). Dat komt professioneler over en bevordert bovendien de privacy. Deze optie vindt je in de menubalk die in beeld verschijnt tijdens het videobellen onder de knop met de drie puntjes.
  3. In de menubalk vindt je tevens opties zoals camera aan/uit, microfoon aan/uit, scherm delen, gesprek opnemen (opnemen kan alleen bij geplande vergaderingen) en chatten.
  4. Tijdens het videobellen kun je met een druk op de knop je scherm delen. Zo kun je eenvoudig je werk laten zien.

Online vergaderen

  1. Vergaderingen kun je plannen via Teams of via Outlook. Er vindt een synchronisatie plaats.
  2. Je kunt ook personen (zoals externen) uitnodigen voor de online vergadering. In het agenda-item staat een link naar de meeting.
  3. Voorafgaand aan en tijdens de vergadering kun je in Teams gebruik maken van handige extra’s zoals een chat, toevoegen van bestanden (zoals de agenda), notulen maken en een whiteboard gebruiken via de tabbladen van betreffende meeting.

Integratie

  1. In een kanaal kun je documenten toevoegen van bijvoorbeeld Word, Excel en PowerPoint. Je kunt zelfs met meerdere personen tegelijkertijd in het document werken.
  2. Natuurlijk is er ook een integratie met Microsoft Outlook. Wanneer je een email aan het lezen bent dan kun je via buttons in het lint direct chatten of (video)bellen met de afzender via Teams. Zo communiceer je sneller en beperk je bovendien het aantal e-mails.
  3. Download Microsoft Teams ook op je telefoon. Ook op mobiele devices werkt Teams namelijk uitstekend en wordt veel gebruikt voor chats, bellen en videobellen terwijl je onderweg bent.

Wil je starten met Microsoft Teams (en Office 365) in jouw organisatie of heb je hulp nodig bij de integratie? Neem dan even contact met ons op.