Microsoft Teams:
16 tips voor efficiënt samenwerken op elke locatie

Wat is Microsoft Teams? Laten we beginnen met een antwoord op deze vraag, aangezien het een relatief nieuw product is. Het is een volwaardige Microsoft-oplossing en onderdeel van de Office365 familie en wordt door Microsoft beschreven als een ‘collaboration hub – tool voor online samenwerken’. Deze oplossing is enorm populair bij organisaties met medewerkers die veelvuldig op afstand met elkaar moeten samenwerken. Bovendien kan ook worden samengewerkt met personen die geen Microsoft Teams licentie hebben, zoals externen of interim-medewerkers. Door het coronavirus is de vraag naar Microsoft Teams enorm toegenomen en zelfs als onmisbaar wordt geacht.

Kort samengevat biedt deze oplossing een gedeelde werkruimte voor uw werknemers op basis van drie thema’s:

 

1. Communicatie

  • Chat
  • Bellen
  • Videobellen
  • Online vergaderen

2. Samenwerken

  • Gezamenlijk gebruik van Office 365 apps
  • Samenwerken aan documenten
  • Samenwerken op onderwerp

Integratie met andere apps

  • Uitwisseling met de volledige Microsoft Office (365 Suite), waaronder Dynamics, Office, OneNote en SharePoint
  • Uitwisseling met vele third party apps waaronder Adobe, Power BI, Salesforce, Trello, Flow en Github

Daarbij is het goed om te weten dat Teams hetzelfde security level heeft als Microsoft Office 365.

Werkt u nog niet met Microsoft Teams?

Download dan het gratis e-book (klik hier)

Microsoft Teams tips

Tips en mogelijkheden voor het werken met Microsoft Teams

Algemeen

  1. Zorg voor een gestructureerde uitrol, zodat er een herkenbare en efficiënte werkstructuur ontstaat.
  2. Maak gebruik van de zoekbalk bovenin het scherm. Hiermee kunnen je zoeken in contactpersonen, bestandsnamen en zelfs woorden in chats en documenten.

Teams en kanalen

  1. Probeer het aantal teams te beperken. Onder een team kun je kanalen aanmaken. Daarin kun je in kleinere teams werken aan een specifiek project.
  2. Zowel teams als onderliggende kanalen kunnen openbaar of afgeschermd zijn. Zo kan bepaald worden wie toegang heeft. Ook externen kunnen worden uitgenodigd om deel te nemen aan een team of kanaal.

Chat

  1. Geef de chat een titel. Dat maakt het overzichtelijk en gemakkelijk vindbaar in de historie.
  2. Gebruik een @mention in de chats. Dan weet u, zeker in chats met veel collega’s, dat uw bericht wordt gelezen door de juiste collega’s. Zij krijgen namelijk een extra notificatie. Dat doet u door in een chatbericht een @ te plaatsen, gevolgd door de naam van betreffende collega.

 

Microsoft Teams handleiding

(Video)bellen

  1. Kies voor audiobellen i.p.v. videobellen als de bandbreedte van uw internet wat lager is op uw werklocatie. Dan bevordert de kwaliteit.
  2. Kies bij videobellen voor het vervagen van de achtergrond (alleen in desktop-versie). Dat komt professioneler over en bevordert bovendien de privacy. Deze optie vindt u in de menubalk die in beeld verschijnt tijdens het videobellen onder de knop met de drie puntjes.
  3. In de menubalk vindt u tevens opties zoals camera aan/uit, microfoon aan/uit, scherm delen, gesprek opnemen (opnemen kan alleen bij geplande vergaderingen) en chatten.
  4. Tijdens het videobellen kunt u met een druk op de knop uw scherm delen. Zo kunt u eenvoudig uw werk laten zien.

Online vergaderen

  1. Vergaderingen kunt u plannen via Teams of via Outlook. Er vindt een synchronisatie plaats.
  2. U kunt ook personen (zoals externen) uitnodigen voor de online vergadering. In het agenda-item staat een link naar de meeting.
  3. Voorafgaand aan en tijdens de vergadering kunt u in Teams gebruik maken van handige extra’s zoals een chat, toevoegen van bestanden (zoals de agenda), notulen maken en een whiteboard gebruiken via de tabbladen van betreffende meeting.

Integratie

  1. In een kanaal kunt u documenten toevoegen van bijvoorbeeld Word, Excel en PowerPoint. U kunt zelfs met meerdere personen tegelijkertijd in het document werken.
  2. Natuurlijk is er ook een integratie met Microsoft Outlook. Wanneer u een email aan het lezen bent dan kunt u via buttons in het lint direct chatten of (video)bellen met de afzender via Teams. Zo communiceert u sneller en beperkt u bovendien het aantal e-mails.
  3. Download Microsoft Teams ook op je telefoon. Ook op mobiele devices werkt Teams namelijk uitstekend en wordt veel gebruikt voor chats, bellen en videobellen terwijl u onderweg bent.

Wilt u starten met Microsoft Teams (en Office 365) in uw organisatie of heeft u hulp nodig bij de integratie? Neemt u dan even contact met ons op.