Wat is Digital Workspace?

Digital Workspace, wat is dat nu precies? Geen containerbegrip zonder heldere definitie, maar wel een werkplekbegrip dat vele vormen kent. In dit artikel geven we duidelijkheid over het begrip Digital Workspace, te beginnen met een stukje historie. De basis werd namelijk 15 tot 20 jaar geleden gelegd.

Mobile first

In 2000 kwamen de eerste mobiele telefoons met een camera op de markt. Toen was bellen en foto’s maken met hetzelfde apparaat dus al mogelijk. Twee jaar later waren daar de eerste telefoons met mobiel internet en in 2007 lanceerde Apple de iPhone 2G. Sinds dat moment kunnen we e-mail lezen op onze smartdevices en is ons digitale leven “all-about-the-apps”.

Voor die tijd gebruikten we onze Windows desktop-pc of laptop om onze applicaties te starten. Vanuit een startmenu of als snelkoppeling vanaf het bureaublad. Voor al die toepassingen bestaat er vandaag een app die we voor onze smartdevices kunnen gebruiken. Sterker nog, er bestaan heel veel apps die we niet (meer) op onze traditionele Windows-werkplek kunnen installeren. Dat komt omdat veel van deze apps weinig of geen toegevoegde waarde hebben op onze vaste werkplek (parking apps, Flitsmeister, sport- en gezondheids-apps etc.). Het is daarom dat veel bedrijven de zogenaamde ‘mobile-first’ strategie hanteren. Met dank aan virtualisatietechnieken starten we zelfs legacy applicaties op vanaf ieder willekeurig apparaat en met het grootste gemak.

Beschikbaarheid versus beheer

Eén apparaat is niet meer voldoende. We gebruiken tegenwoordig een mix van apparaten. Applicaties en data willen we onderweg openen op ons mobiel, tijdens het wachten op een tablet en op de zaak op onze traditionele werkplek. Deze apparaten zijn meestal gekoppeld aan een persoon, zeker als het gaat om smartphones. Echter soms worden apparaten ook gedeeld. Denk bijvoorbeeld aan kiosk-pc’s of tablets in het onderwijs of in de zorg.

 

Onderzoeksresultaten ‘Digital Employee Experience’

 

 

Hoe fijn is het dan als de IT-omgeving zo is ingericht, dat er bij het inloggen wordt getoetst wie u bent, waar u bent en vanaf welk type apparaat u een applicatie wilt gebruiken? Zo maar een voorbeeld: “Jan Janssen gebruikt een privé iPhone met iOS, verbonden via 4G en start daarop het cloudbased CRM-systeem van zijn werkgever. Ook logt hij in via VPN in met een zakelijke Windows laptop en wil hij zijn privé Gmail openen met Google Chrome.”

Door deze werkwijze (lees: behoefte) komen er steeds meer devices en applicaties in de werkomgeving terecht en vervaagt de scheidslijn tussen zakelijk en privé steeds meer. De IT-afdeling van menig bedrijf ziet deze ontwikkeling met lede ogen aan, want dit is toch onmogelijk te beheren?

Een Digital Workspace stelt gebruikers in staat om applicaties en data, altijd en overal, vanaf ieder gewenst apparaat, veilig te kunnen gebruiken. De beschikbaarheid is een grote meerwaarde voor de medewerkers. Bovendien maakt dit het beheer voor de IT-afdeling uiterst eenvoudig.

Eddie Pisters, Accountmanager ACA IT-Solutions

Een Digital Workspace oplossing is hierop het enige juiste antwoord. Dit is namelijk precies waar de gebruiker om vraagt en wat de IT-beheerder rust geeft. Kort samengevat realiseert u hiermee een IT-omgeving die uw identiteit en de context waarin u werkt voortdurend controleert en daarop beleid afdwingt. Ideaal voor de IT-afdeling. Voor de gebruiker is het eveneens ideaal, want het helpt om zowel zakelijke als privé applicaties en bijhorende data veilig te gebruiken.

Het maakt niet meer uit met welk apparaat men graag het werk wil doen. Applicaties worden via een appstore of catalogus beschikbaar gesteld in iedere gewenste vorm en kunnen altijd en overal worden uitgerold en gestart worden, ongeacht waar men zich begeeft. Goed om te weten, ook het verwijderen van apps (bijvoorbeeld ook in geval van een functiewijziging of uitdiensttreding) is uiterst eenvoudig. We vinden deze manier van werken (Mobile Device Management) heel normaal als het een mobiel apparaat betreft. Waarom zou u uw Windows 10 werkplek niet op dezelfde manier beheren en gebruiken?

Work life balance, mede mogelijk gemaakt door de IT-afdeling

Vandaag de dag kunnen we alle applicaties en besturingssystemen volledig en universeel beheren vanuit een en hetzelfde platform. Ook Schaduw-IT behoort hiermee tot het verleden, want gebruikers hoeven niet meer uit te wijken naar andere systemen of apparaten om toch die ene applicatie te gebruiken. Wel zo fijn voor u(w IT-afdeling) om te weten dat uw data binnen het vertrouwde bedrijfsnetwerk blijven en veiliggesteld kunnen worden. Werk en privé komen zo samen in een perfecte blend.

Dat is ook de reden dat ook steeds vaker de HR-manager aansluit tijdens gesprekken over Digital Workspace. Het raakt zijn/haar werkveld meer dan ooit tevoren. Organisaties kunnen zich bovendien onderscheiden door te tonen dat ze hun IT op orde hebben. Generatie Z dient zich aan als potentiële nieuwe medewerker en zij zijn van het postinternet-tijdperk. Zij putten uit een bron van ruim 350 miljoen apps die de komende vijf jaren zal groeien tot een omvang van meer dan 800 miljoen. Voor deze groeiende groep werknemers is Digital Workspace een enorme meerwaarde.

 

 

Hoe wordt uw Digital Workspace succesvol?

Steeds meer mensen nemen graag hun privé apparaten mee naar het werk (BYOD) en willen het liefst graag hun werk doen op hun eigen devices. “Is dat dan wel veilig?”, hoor ik u denken. Vergeet u dan niet dat heel veel mensen al jaren hun zakelijke mail lezen op een privé-apparaat (smartphone, iPad, pc thuis) zonder dat de werkgever heeft gecontroleerd of er wordt voldaan aan minimale veiligheidseisen. Veel organisaties hebben echt wel een idee over de veiligheidseisen maar dwingen deze nog altijd niet af.

Veiligheid moet dé intrinsieke component zijn van uw IT-omgeving en uw gebruikers. Veilig (willen) werken is dan ook een basisuitgangspunt. Er zijn vijf belangrijke uitgangspunten om de inzet van een Digital Workspace ook bij u te laten slagen.

  1. De gebruikerservaring staat centraal;
  2. Applicaties moeten altijd en overal gebruikt kunnen worden;
  3. Endpoints moeten op een moderne, toekomstbestendige manier beheerd kunnen worden;
  4. Zowel gebruikerservaring en beveiliging moeten beheerd kunnen worden;
  5. De uitrol van Digital Workspace moet je kunnen automatiseren om op iedere schaalgrootte succesvol te kunnen zijn.

Een Digital Workspace stelt gebruikers in staat om applicaties en data, altijd en overal, vanaf ieder gewenst apparaat, veilig te kunnen gebruiken. Hierbij moet worden uitgegaan van het feit dat de mix van applicaties deels gehost worden vanuit het eigen datacenter, deels als SaaS (lees: webapplicatie) ontsloten wordt en een ander deel in app-vorm beschikbaar wordt gesteld. Gebruikers kunnen veilig met single sign-on inloggen. Het IT-veiligheidsbeleid bepaalt op de achtergrond of en in welke vorm een applicatie mag worden gestart. Zo houdt uw IT-afdeling grip op de inzet, toegang en beschikbaarheid van alle applicaties.

De eerste stap

Heeft u behoefte aan concreet advies of wilt u graag eens sparren over dit onderwerp? Wij gaan graag met u het gesprek aan om te bekijken hoe uw organisatie stapsgewijs de digital workspace aanpak op een efficiënte en praktische wijze kan implementeren. Neem contact met ons op voor meer informatie of een persoonlijk adviesgesprek.