Terug
Blog 26-05-21

In 5 stappen dichter bij een beter ERP-systeem

erp-systeem-selectie

Goede business software is essentieel. In de dagelijkse praktijk wordt daarop de inzet bepaald en alle (schriftelijke) communicatie vastgelegd met klanten en leveranciers. Het data-toename en het aantal mutaties is enorm en biedt een schat aan waarde. Bovendien geeft je dit waardevolle inzichten die je helpen de financiële situatie, nu en in de toekomst, te monitoren en bijsturen waar nodig. Dit maakt jouw bedrijfssoftware, met name het ERP-systeem, tot het kloppende de hart van de organisatie.

Als je denkt dat de primaire financiële processen en bedrijfsvoering van jouw onderneming niet langer voldoen, kan het tijd zijn de overstap te maken naar een moderner systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP). Met nieuwere ERP-functies en toepassingen die ononderbroken worden ontwikkeld, is het belangrijk je opties na te gaan met het oog op de volgende voordelen:

  • Efficiënter werken
  • Betere stuurinformatie
  • Sneller de juiste beslissingen nemen
  • Betere communicatie, intern en extern
  • Betere gegevensuitwisseling, intern en extern

Wat is een ERP-systeem?

ERP is bedrijfsbeheersoftware waarmee een organisatie een systeem van geïntegreerde applicaties kan gebruiken om de financiën, toeleveringsketen, bedrijfsvoering, rapportage, productie en HR-activiteiten van een bedrijf te beheren en integreren.

Elke organisatie is anders, elk bedrijfsproces is anders. Wat is voor jou de juiste software? Hieronder beschrijven we vijf stappen die je helpen om een ERP-systeem te kiezen dat past bij jouw organisatie.

Stap 1

Identificeer de beperkingen van je huidige systeem

Hier zijn drie signalen waaruit kan blijken dat het tijd is om je oude systeem te vervangen en nieuwe software te implementeren:

Beperking van de groei

Heeft je huidige systeem je kunnen bijhouden tijdens de ontwikkeling en/of groei van jouw bedrijf, zoals het toevoegen van nieuwe werknemers, klanten en bedrijfsprocessen en het betreden van nieuwe markten? Een ERP-oplossing moet je expansie in geen geval tegenwerken en moet de dagelijkse bedrijfsprocessen moeiteloos kunnen ondersteunen.

Gebrek aan inzicht

Hoewel ERP-software realtime inzicht biedt in het hele bedrijf, kiezen sommige bedrijven nog steeds voor oudere software die onafhankelijk van andere systemen werkt. Dat is een aanpak die in de huidige tijd en zeker richting de toekomst problemen zal opleveren. Dit kan ertoe leiden dat verschillende afdelingen van elkaar geïsoleerd raken. Software die alle verschillende systemen met elkaar verbindt en daarbij data-analyses en zakelijke inzichten biedt, is een win-win situatie op het gebied van productiviteit, groei en concurrentievoordeel.

Kostbaar oud systeem

De meeste bedrijven hebben de kosten voor de abonnementen en het onderhoud van hun huidige ERP-implementatie goed in beeld. Hoewel ze op de hoogte zijn van de vaste kosten, ontbreekt bij veel bedrijven de kennis over de voor- en nadelen van de verschillende implementatie-opties, zoals on-premises, in de cloud of een gehoste ERP-oplossing. Mogelijk is het tijd om alles nog beter onder de loep te nemen om te zien of je naar de cloud moet migreren, alles op locatie moet houden of moet investeren in een combinatie van deze twee. Zeker deze laatste vorm, ook wel hybride IT genoemd, is een veel gekozen vorm en biedt het beste van twee werelden.

Veel bedrijven denken dat ze een complete ERP-hervorming moeten uitvoeren en hun huidige systeem moeten afdanken, maar dat is vaak niet nodig. Een ERP-systeem kan de som zijn van veel verschillende applicaties en invoegtoepassingen. Een ‘ERP-alleskunner’ bestaat eigenlijk niet meer. Vaak wordt een basis-ERP gekozen, aangevuld met enkele specifieke applicaties die het applicatielandschap completeren. Dus als je momenteel geen systeem heeft dat je de mogelijkheid biedt goede processen te behouden en nieuwe processen toe te voegen, moet je op zoek gaan naar software die deze mogelijkheid wel biedt.

Geert-Rademakers-ACA
Geert Rademakers Directeur

Stap 2

Bedenk wat een ERP-systeem moet bieden

We beginnen met de grondbeginselen van ERP. Hier zie je een aantal basisonderdelen waarover elk basis ERP-systeem moet beschikken:

Financieel beheer

Niet alleen moet uw systeem u helpen de regelgeving na te leven, het moet ook nauwkeurige gegevens en analyses leveren zodat je zicht houdt op uw budget, inclusief het beheer van meerdere valuta’s, cashflowbeheer en banktransacties.

Productie

Deze functie moet fabrikanten de mogelijkheid bieden om realtime gegevens te benaderen om de productieplanning, het projectbeheer en het kostenbeheer te optimaliseren. De ERP-productiefunctie moet bovendien het vermogen hebben resources te beheren en aan de behoeften van klanten te voldoen.

Toeleveringsketen

Nu handmatige invoer van gegevens en fysieke inventarisaties van goederen voorgoed tot het verleden gaan behoren, moet deze functie het warehouse- en voorraadbeheer verbeteren en bedrijven een beter inzicht bieden in hun producten en de geïntegreerde logistiek.