In 5 stappen dichter bij een beter ERP-systeem

Goede business software is essentieel. In de dagelijkse praktijk wordt daarop de inzet bepaald en alle (schriftelijke) communicatie vastgelegd met klanten en leveranciers. Het data-toename en het aantal mutaties is enorm en biedt een schat aan waarde. Bovendien geeft je dit waardevolle inzichten die je helpen de financiële situatie, nu en in de toekomst, te monitoren en bijsturen waar nodig. Dit maakt jouw bedrijfssoftware, met name het ERP-systeem, tot het kloppende de hart van de organisatie.

Als je denkt dat de primaire financiële processen en bedrijfsvoering van jouw onderneming niet langer voldoen, kan het tijd zijn de overstap te maken naar een moderner systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP). Met nieuwere ERP-functies en toepassingen die ononderbroken worden ontwikkeld, is het belangrijk jouw opties na te gaan met het oog op de volgende voordelen:

• Efficiënter werken
• Betere stuurinformatie
• Sneller de juiste beslissingen nemen
• Betere communicatie, intern en extern
• Betere gegevensuitwisseling, intern en extern

Wat is een ERP-systeem?

ERP is bedrijfsbeheersoftware waarmee een organisatie een systeem van geïntegreerde applicaties kan gebruiken om de financiën, toeleveringsketen, bedrijfsvoering, rapportage, productie en HR-activiteiten van een bedrijf te beheren en integreren.

Elke organisatie is anders, elk bedrijfsproces is anders. Wat is voor jou de juiste software? Hieronder beschrijven we vijf stappen die jou helpen om een ERP-systeem te kiezen dat past bij jouw organisatie.

Stap 1

Identificeer de beperkingen van je huidige systeem

Hier zijn drie signalen waaruit kan blijken dat het tijd is jouw oude systeem te vervangen en nieuwe software te implementeren:

Beperking van de groei

Heeft jouw huidige systeem jou kunnen bijhouden tijdens de ontwikkeling en/of groei van jouw bedrijf, zoals het toevoegen van nieuwe werknemers, klanten en bedrijfsprocessen en het betreden van nieuwe markten? Een ERP-oplossing moet jouw expansie in geen geval tegenwerken en moet de dagelijkse bedrijfsprocessen moeiteloos kunnen ondersteunen.

Gebrek aan inzicht

Hoewel ERP-software realtime inzicht biedt in het hele bedrijf, kiezen sommige bedrijven nog steeds voor oudere software die onafhankelijk van andere systemen werkt. Dat is een aanpak die in de huidige tijd en zeker richting de toekomst problemen zal opleveren. Dit kan ertoe leiden dat verschillende afdelingen van elkaar geïsoleerd raken. Software die alle verschillende systemen met elkaar verbindt en daarbij data-analyses en zakelijke inzichten biedt, is een win-win situatie op het gebied van productiviteit, groei en concurrentievoordeel.

Kostbaar oud systeem

De meeste bedrijven hebben de kosten voor de abonnementen en het onderhoud van hun huidige ERP-implementatie goed in beeld. Hoewel ze op de hoogte zijn van de vaste kosten, ontbreekt bij veel bedrijven de kennis over de voor- en nadelen van de verschillende implementatie-opties, zoals on-premises, in de cloud of een gehoste ERP-oplossing. Mogelijk is het tijd om alles nog beter onder de loep te nemen om te zien of je naar de cloud moet migreren, alles op locatie moet houden of moet investeren in een combinatie van deze twee. Zeker deze laatste vorm, ook wel hybride IT genoemd, is een veel gekozen vorm en biedt het beste van twee werelden.

Veel bedrijven denken dat ze een complete ERP-hervorming moeten uitvoeren en hun huidige systeem moeten afdanken, maar dat is vaak niet nodig. Een ERP-systeem kan de som zijn van veel verschillende applicaties en invoegtoepassingen. Een ‘ERP-alleskunner’ bestaat eigenlijk niet meer. Vaak wordt een basis-ERP gekozen, aangevuld met enkele specifieke applicaties die het applicatielandschap completeren. Dus als je momenteel geen systeem hebt dat je de mogelijkheid biedt goede processen te behouden en nieuwe processen toe te voegen, moet je op zoek gaan naar software die deze mogelijkheid wel biedt.

Stap 2

Bedenk wat een ERP-systeem moet bieden

We beginnen met de grondbeginselen van ERP. Hier zie je een aantal basisonderdelen waarover elk basis ERP-systeem moet beschikken:

Financieel beheer

Niet alleen moet jouw systeem je helpen de regelgeving na te leven, het moet ook nauwkeurige gegevens en analyses leveren zodat je zicht houdt op jouw budget, inclusief het beheer van meerdere valuta’s, cashflowbeheer en banktransacties.

Productie

Deze functie moet fabrikanten de mogelijkheid bieden om realtime gegevens te benaderen om de productieplanning, het projectbeheer en het kostenbeheer te optimaliseren. De ERP-productiefunctie moet bovendien het vermogen hebben resources te beheren en aan de behoeften van klanten te voldoen.

Toeleveringsketen

Nu handmatige invoer van gegevens en fysieke inventarisaties van goederen voorgoed tot het verleden gaan behoren, moet deze functie het warehouse- en voorraadbeheer verbeteren en bedrijven een beter inzicht bieden in hun producten en de geïntegreerde logistiek.

Stap 3

Ontdek wat een modern ERP-systeem kan bieden

Moderne ERP-systemen hebben ingebouwde intelligentie waarmee gebruikers naar optimale resultaten worden geleid. Ze kunnen ook meeschalen met jouw bedrijf naarmate je uitbreidt naar andere markten, en helpen bij de beveiliging van klant- en bedrijfsgegevens. Bovendien kan een modern ERP-platform beter op uw bedrijfsbehoeften inspelen door minder kostbare aanpassingsmogelijkheden te bieden. Dit betekent dat het met jouw huidige systeem kan werken, maar ook jouw dagelijkse processen kan uitbreiden terwijl je groeit. Sommige andere tools voor resourceplanning kunnen je helpen bij:

• Verhoging van de productiviteit.
• Controle over financieel beheer.
• Levering van betere klantenservice.
• HRM-assistentie.
• Stroomlijnen van behoeften op het gebied van projectbeheer.
• Verbeterd beheer van de toeleveringsketen en bedrijfsvoering.
• Betere beslissingen via BI en AI.

Alle primaire financiële en operationele functies worden gestroomlijnd zodat je standaard bedrijfsprocessen kunt onderhouden om naar nieuwe markten uit te breiden en daarop actief kunt zijn en biedt tools voor:

• Betere samenwerking binnen jouw virtuele organisatie.
• Ondersteuning voor nieuwe locaties zodat je gemakkelijk uitbreidt naar nieuwe markten.
• Standaardisering van een enkele ERP-oplossing en een vereenvoudigde IT-omgeving.

Stap 4

Stel een plan van aanpak op

De gedachte aan implementatie van een nieuw systeem of het afstoten of toevoegen van delen bij een bestaand systeem kan overweldigend zijn. Hoe beter jouw plan van aanpak is, hoe soepeler het verbeteren of vervangen van jouw oude systeem in zijn werk zal gaan. Begin met de volgende drie stappen:

1. Maak een verlanglijstje

Noteer de ERP-functies die je al gebruikt, zelfs als het alleen om een basaal financieel en voorraadsysteem gaat. Maak nu een lijst van de functies die je wilt of moet hebben. Nu je een aantal opties en ideeën hebt over wat er verkrijgbaar is, kun je eventueel op zoek gaan naar speciale functies zoals het toevoegen van specialistische applicaties die het ERP-systeem aanvullen. Tegenwoordig zijn er duizenden apps beschikbaar om heel specifieke (en vaak micro)processen te digitaliseren.

Bekende voorbeelden zijn scan/herken software voor aankoopbonnen, nieuwsbriefsoftware en software voor het digitaal tekenen van offertes. Dit is slechts een kleine greep uit de mogelijkheden. Voor elk proces is er tegenwoordig wel een applicatie. De kunst is om deze micro applicaties naadloos te laten samenwerken met de ‘hoofd applicatie’, jouw ERP-systeem.

2. Bepaal jouw budget

Nu je jouw verlanglijstje hebt opgesteld, is het tijd een budget te bepalen. Het is vergelijkbaar met het kopen van een auto: je moet weten of je met jouw budget een eenvoudige of een luxe auto kunt/wilt betalen. Met deze kennis kun je je beter richten op de systemen en mogelijkheden waarnaar je op zoek kunt gaan. Begin met de kosten van ondersteuning en onderhoud van een systeem en ga vervolgens op zoek naar eventuele additionele kosten voor bijvoorbeeld implementatie, koppelingen en maatwerk-aanpassingen.

3. Wees niet bang voor vragen

Neem geen genoegen met een confectie-oplossing. Zorg dat de oplossing die je zoekt op jouw specifieke behoeften inspeelt. Als je van on-premises wilt migreren naar de cloud maar vragen hebt over beveiliging, zoek dan een technologiepartner die jou kan helpen jouw zorgen weg te nemen.

Stap 5

Kies jouw technologiepartner (implementatiepartner)

Het belangrijkste onderdeel van de implementatie van een nieuw systeem is de technologiepartner die je kiest. De juiste keuze kan een optimale ERP-overeenkomst opleveren, waarbij het partnerschap idealiter net zolang doorloopt als je wil. Hier zie je een aantal eigenschappen waarover jouw toekomstige implementatiepartner zou moeten beschikken:

• Heeft de partner al eerder implementaties voor vergelijkbare bedrijven gedaan?
• Is de partner beschikbaar vóór, tijdens en na de implementatie?
• Heeft de partner de juiste combinatie van technische ervaring, productkennis, kennis van bedrijfsprocessen en ook het financiële proces?
• Is de partner in staat om ook de impact en plaats binnen het IT-landschap van jouw organisatie te borgen?

Over ACA IT-Solutions

ACA IT-Solutions is een IT-dienstverlener met een divisie (Business Solutions) die gespecialiseerd is in het selecteren, implementeren en jaarrond ondersteunen van bedrijven met hun ERP-software en aanverwant applicatielandschap. Doordat ACA IT-Solutions ook zeer ruime ervaring heeft met het bouwen van IT-omgevingen (op locatie en in de cloud) kunnen wij ook de ‘onderlaag’, waarop de applicaties draaien, borgen.

In het Business Solutions team hebben we consultants die procesmatig sterk zijn, maar ook een financiële achtergrond hebben. Kortom: technisch, procesmatig als administratief beschikken we over de capaciteiten om jou te helpen bij het selecteren of vervangen van jouw ERP-systeem. Daarbij maken we gebruik van hoogwaardige merken waaronder Microsoft (Dynamics, Business Central, 365-suite), Multivers/SoftwareGemak, Exact en een zeer breed palet aan ondersteunende applicaties.

Wil je meer informatie over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op.