MS Viva verhoogt arbeidsproductiviteit van betrokken medewerkers

Het nieuwe normaal na COVID

Hoe blijf je betrokken bij je werk? Hoe deel je kennis met collega’s en bovenal: hoe zoek je steun, wanneer inspiratie, een geniale ingeving of gewoon de zin in werken even ontbreekt? De collegialiteit en het praatje bij de koffiemachine ga je toch missen, net als het directe ’face to face’ contact in een vergadering of een tweegesprek. Videomeetings en chatsessies bieden uitkomst bij het nemen van rationele besluiten, maar zijn geen vervanging voor menselijk interacteren met meer emotionele lading. Eigenlijk zouden we het beste van de COVID-situatie willen combineren met de oude vertrouwde situatie op het fysieke kantoor.  

Door COVID zijn bovendien werk en privé door elkaar gaan lopen. We praten nu over ‘het nieuwe normaal’. Dat vraagt om faciliteiten voor het veilig en op afstand productief werken met alle beschikbare digitale kantoorvoorzieningen in de vertrouwde thuisomgeving zonder verlies aan reistijd. Tegelijkertijd moeten we ook voorzien in faciliteiten voor nauwer contact tussen collega’s, ondanks dat ze elkaar weinig zien. En dan gaat het niet alleen om samenwerken aan projecten of kort overleg bij het uitvoeren van de dagelijks repeterende taken. Nee, het gaat ook om de betrokkenheid bij het werk. Kun je vanuit de thuissituatie gemakkelijk je mening over de gang van zaken en jouw opvattingen delen met de collega’s? De digitale voorzieningen afstemmen op de individuele werksituatie en gelijktijdig vergroten van de verbondenheid met de organisatie heeft Microsoft ondergebracht in MS Viva.  

Voor de software is al betaald

MS Viva omvat een toolset waaraan Microsoft regelmatig nieuwe instrumenten blijft toevoegen. In dit blog behandelen we de eerste vier, te weten: Connections, Insights, Topics en Learning.  

• Viva Connections verbetert de contacten tussen de individuele werknemers onderling en tussen hen en hun leidinggevenden.
• Viva Insights biedt inzicht in het sociaal welzijn van de individuele leden van het team.
• Viva Topics laat de mensen binnen een bedrijf snel en gemakkelijk naar kennis zoeken die binnen de organisatie voorhanden is. 
• Viva Learning zorgt voor het effectiever verwerven van vaardigheden.  

Kun je met de genoemde functionaliteit MS Viva een geheel nieuw product noemen? Nee, want veel componenten heeft een bedrijf via de cloud al lang in huis met producten zoals Office 365, Outlook, SharePoint, Teams en Yammer. Je hebt er al voor betaald. Het is dus meer een kwestie van aanzetten van de functionaliteit en adopteren binnen de bedrijfsvoering (flow of work).  

Productiviteit verschillend opgevat

De komst van MS Viva kan niet los worden gezien van een jaarlijks door Microsoft geïnitieerd onderzoek onder kantoorwerkers. Daarin zet men zowel de ervaringen van medewerkers als leidinggevenden naast elkaar. Van de medewerkers geeft 53% aan dat COVID een nieuwe standaard heeft gezet in het stellen van gezondheid en welzijn boven werk. Als het gaat om de geleverde arbeidsproductiviteit, dan verschillen de opvattingen aanzienlijk. 87% van de medewerkers denkt heel productief te zijn in hun werk, of dat nu is op kantoor of thuis. Maar slechts 12% van de managers geeft aan vertrouwen te hebben in de productiviteit van hun team.  

Van tevredenheid naar betrokkenheid

43% van de medewerkers overweegt om van werkgever te wisselen, ook al geven salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden daartoe geen aanleiding. Betrokken medewerkers doen dat niet.  Organisaties met betrokken arbeidskrachten blijken 21% productiever tegenover organisaties met tevreden medewerkers die maar 12% productiviteitswinst realiseren.  

MS Viva sluit ook heel goed aan op de analyses van het HR-trendinstituut. Daarin wordt gepleit voor het verbeteren van de werknemerservaring als het gaat om het positioneren van tools voor het vinden van kennis binnen een bedrijf en het borgen daarvan. Het breed delen van informatie vergroot de betrokkenheid bij het bedrijfsproces. Maar dan moet men wel weten, welke informatie met wie en waarom wordt gedeeld. Het afschermen van de unieke kennis van een bedrijf heeft baat bij een doordacht governance beleid. 

Controversieel en toch bewezen nuttig

Artificial intelligence is lang een buzzwoord geweest, maar krijgt bij Viva Insights op praktische wijze een plek. Het is namelijk een op AI-technologie gebaseerde applicatie, die mensen helpt bij het verhogen van hun welzijn en gelijktijdig ook hun productiviteit. En uiteraard profiteert de organisatie die het inzet daar ook van.  

Voor wie geen ervaring heeft met deze toepassing, kan de functionaliteit controversieel overkomen. ‘Tast die niet te veel mijn privacy aan?’ Het systeem vergaart immers data over werktijd, de hoeveelheid ontvangen en verzonden mailberichten en bewaakt feitelijk je agenda. Wil je dat? Het antwoord kun je pas echt geven als je ermee werkt. Dan ervaar je persoonlijk de voordelen. Want het systeem helpt daadwerkelijk je werk goed te ordenen door bijvoorbeeld: 

• Gericht tijd te reserveren voor het afhandelen van e-mails.
• Het agenderen van tijd voor het nemen van korte pauzes.
• Het afblokken van je agenda ter voorkoming van overbelasting door veel vergaderen. 

Aandacht voor de mens

Viva Insights creëert iets dat we vroeger rookpauze noemden of misschien het loopje naar de koffieautomaat, toen we altijd op kantoor werkten. Daar deelden we face-to-face gemakkelijk onze ervaring met collega’s en wellicht ook met managers. Overigens richt het systeem zich op de individuele gebruiker, want de rapportage naar de leidinggevende is geanonimiseerd.  

Zij missen dus geen signalen meer vanuit de organisatie en ze zijn wel degelijk geïnformeerd, wanneer er sprake is van zware overbelasting bij één of meer leden binnen hun team. Gebaseerd op feiten kunnen ze gericht vragen stellen aan de teamleden en maatregelen nemen om druk weg te nemen. Binnen de abstracte kaders van de dagelijkse digitale routine met veel thuiswerkers laat zich dan toch een vorm van menselijke aandacht invoeren.   

Kennisdelen zonder zoekwerk

Een verminderde betrokkenheid binnen een team als gevolg van het thuiswerken laat zich vooral voelen bij nieuwe medewerkers, die zich hun plaats binnen de organisatie nog eigen moeten maken. Het Viva onderdeel Topics voorziet hen, maar uiteraard ook de overige al langer aan het bedrijf verbonden medewerkers van alle mogelijke werk gerelateerde informatie en kennis binnen de organisatie.  

Het kan dan gaan om diensten en producten, bedrijfsjargon, gegevens over te volgen procedures of het aansturen van bedrijfsprocessen, maar ook over de activering van bepaalde softwarefuncties binnen de kantooromgeving. Binnen hun ’flow of work’ krijgt men de informatie uitgereikt in de vorm van ’kaartjes’, die verwijzen naar de plaatsen en collega’s waar meer informatie is te verkrijgen. Daarmee draagt dit Viva onderdeel bij aan de verbetering van de productiviteit: tijdrovend uitzoekwerk blijft achterwege. 

MS Viva kan worden voorzien van eigen ‘in-huis’ ontwikkeld lesmateriaal en ook extern lesmateriaal kan worden toegevoegd. Als cloud gebaseerd softwaresysteem, laat dit Viva-onderdeel zich gemakkelijk combineren met andere, cloud georiënteerde, Learning Management Systemen (LMS).   

Adoptie als continuerend proces

Voor organisaties is het belangrijker dan ooit om de betrokkenheid en productiviteit van medewerkers te optimaliseren, al vanaf de eerste kennismaking met de organisatie. Het is een continuerend proces, omdat organisaties dynamisch zijn: nieuwe medewerkers; nieuwe bedrijfsdoelstellingen en nieuwe (digitale) bedrijfsprocessen en applicaties, dat vraagt constant om aandacht. MS Viva helpt om dit slim, praktisch en kostenefficiënt te realiseren.