5 Redenen voor Office 365 back-up

Wanneer aan een gemiddelde Office 365-gebruiker de vraag wordt gesteld of hij volledige controle heeft over zijn Office 365-data, dan is de kans groot dat het antwoord ‘Ja, natuurlijk’ luidt. Helaas is dit vaak een verkeerde perceptie. De Office 365-infrastructuur wordt weliswaar door Microsoft beheerd en er wordt een bepaalde uptime gegarandeerd. Als het echter op data aankomt, liggen alle verantwoordelijkheden bij uw organisatie. Daarom is het ontzettend belangrijk dat u goed kennis neemt van de kleine lettertjes van het service level agreement (SLA).

 

Zelf verantwoordelijk voor uw data in Office 365

Het gebruik van Office 365 groeit hard. Het Microsoft-platform telt nu al meer dan 150 miljoen gebruikers. Dit aantal groeit iedere maand met nog eens bijna 3 miljoen gebruikers. Veel gebruikers vertrouwen er zonder meer op dat, wanneer hun gegevens zich binnen een Software-as-a-Service-platform (SaaS) bevinden, hier automatisch ook een back-up van wordt gemaakt. Helaas is de werkelijkheid anders.

Cloudaanbieders, zo ook Microsoft, zijn in beginsel niet verantwoordelijk voor uw data, tenzij anders overeengekomen. Een SLA kan 99,99% beschikbaarheid garanderen, maar dat betreft meestal alleen het netwerk en de infrastructuur, niet de data en beschikbaarheid ervan. Welke gevaren liggen op de loer zonder een solide Office 365-back-up? Wat kan een back-up oplossingen voor Microsoft Office 365 toevoegen als het gaat om behoud van data en de beveiliging ervan op de lange termijn? Hieronder vindt u vijf belangrijke redenen om een back-up te maken van Office 365-data van alle users binnen uw organisatie.

 

1. Per ongeluk verwijderd

Microsoft exploiteert datacenters op alle continenten, maar deze wereldwijde beschikbaarheid biedt geen enkele bescherming tegen iedere willekeurige vorm van gegevensverlies. De meeste dataverliezen worden veroorzaakt door menselijk falen. Zodra u één of meerdere bestanden, al of niet bewust, verwijdert gebeurt dit door het hele netwerk. Office 365 bewaart uw data en prullenbakken, afhankelijk van uw instellingen tussen de 30 en 60 dagen. Ontdekt u het dataverlies pas na die tijd dan zijn gegevens dus echt verloren. Als u data echt wilt veiligstellen, zult u moeten uitwijken naar een andere methode.

 

2. Retentie is geen back-up

Zaken doen in het huidige digitale tijdperk vraagt om betrouwbare IT-systemen en dito beleid. Microsoft hanteert een zogenaamde retentieperiode, die ook nog wel eens wil wijzigen. Dit is natuurlijk lastig om bij te houden, laat staan beheren. In het geval van een ‘delete’ hanteert Microsoft retentieregels voor het bewaren van bestanden, die alleen situationeel dataverlies kunnen opvangen. Het is dus niet bedoeld als een allesomvattende back-up oplossing.

Nadat een medewerker bijvoorbeeld de organisatie verlaat, worden de Office 365 bestanden deze ex-medewerker maximaal 90 dagen bewaard. Microsoft is alleen verantwoordelijk voor het handhaven van het bewaarbeleid zoals vermeld in de serviceovereenkomst. Een back-up (datakopie) maken van bijvoorbeeld werknemersgegevens is dus essentieel en valt onder verantwoordelijkheid van uw organisatie.

IT-beheerders maken nog geregeld de vergissing door de aanname dat back-up er standaard bij hoort. Met een beproefde Office 365 back-up oplossing realiseert u een betere en langere bewaartermijn. Al uw data worden op één externe locatie opgeslagen en beveiligd, waardoor u snel en eenvoudig uw data kunt restoren.

 

Microsoft Office 365 cloud

 

3. Beveiligingsrisico’s

Veiligheidsbedreigingen worden meestal veroorzaakt door hackers en virussen vanaf het internet. Een groter risico waar bedrijven mee kampen komt echter vaak van binnen uit. Ze worden het slachtoffer van bedreigingen die veroorzaakt zijn door hun eigen (ex-)werknemers.

Toegangsrechten tot bestanden en contacten veranderen ontzettend snel. Vaak worden interim medewerkers, in geval van zwangerschap of langdurig ziek, ook ten onrechte equivalent gemaakt aan deze collega. Dat maakt het lastig om zicht te houden op welke werknemer toegang heeft tot welke bestanden. Cloudaanbieders kunnen het verschil niet zien tussen een gebruiker en een ex-werknemer die nog net voordat hij vertrekt waardevolle informatie probeert te verwijderen.

Daarnaast vormen sommige gebruikers ernstige bedreigingen door per ongeluk geïnfecteerde bestanden te downloaden of door gebruikersnamen en wachtwoorden te delen. Om deze problemen te bestrijden, is een bepaald bewustzijn nodig dat goed aangeleerd kan worden met een training. Maar zonder de juiste voorzorgsmaatregelen, zoals een preventieve en reguliere back-up, zullen menselijke fouten en kwaadaardige opzet altijd een reële bedreiging zijn.

 

4. Wet- en regelgeving (compliancy)

Het kan voorkomen dat u in het geval van een rechtszaak bijvoorbeeld een mailbox of andere data moet terughalen. Dit is iets waarvan u denkt dat het u(w organisatie) nooit gaat overkomen, totdat het zover is. Microsoft heeft hiervoor, met In-Place Hold- en Litigation Hold-instellingen, een vangnet ingebouwd. Compliancy-eisen kunnen in diverse branches en landen afwijken en voor sommige zijn aanvullende processen nodig om volledig compliant te zijn. Het ontbreken van een solide en betrouwbare datamanagementstrategie kan juridische geschillen, boetes en straffen tot gevolg hebben.

 

5. Exchange Online en Office 365 migratie

Organisaties die Office 365 willen gaan gebruiken, hebben bijna altijd een bepaalde tijd nodig om te migreren tussen een on-premises Exchange en Office 365 Exchange Online. Sommigen laten zelfs een deel van hun oude systemen staan om extra flexibiliteit en controle te bieden. Deze hybride mailinrichtingen komen geregeld voor, maar leveren ook beheeruitdagingen op. Met de juiste back-up oplossing kunt u een dergelijke hybride mailomgeving op dezelfde manier veiligstellen en is de bronlocatie ook niet meer relevant.

Gebruikt u al Office 365? Dan is de volgende stap het implementeren van een robuuste back-up oplossing voor uw Office 365-gegevens. Zo verkleint u het risico dat u de toegang tot bedrijfskritieke gegevens verliest. Blijf dus altijd in controle over uw data.

 

ACA IT-Solutions is zeer ervaren met het migreren naar en implementeren van Office 365 binnen grote (en soms ook complexe) bedrijfsomgevingen. Wilt u starten met Office 365 of meer informatie over beveiliging en back-up van uw Microsoft Office 365 omgeving? Neem dan even contact met ons op.