Scan en herken software pakketten, er is tegenwoordig voldoende keus. Zowel voor accountantskantoren als ondernemers is het een waardevolle applicatie die ‘het leven’ absoluut vergemakkelijkt. Facturen (en andere documenten) invoeren en toevoegen aan een digitaal dossier is binnen organisaties een tijdrovende klus. Bovendien is het saai en repeterend werk. Alleen dit al is een reden om deze klus te automatiseren. Tel daarbij op de kans op fouten (die alleen maar groter wordt bij eentoniger werk) en de dure uren van een medewerker. De medewerker komt weer beschikbaar voor kosten verlagende of omzet verhogende werkzaamheden.

In een tijd waarin zo veel mogelijk werkzaamheden worden geautomatiseerd, mag een oplossing voor het scannen en herkennen van facturen niet ontbreken. Tot enkele jaren geleden was software hiervoor prijzig. In de afgelopen periode zijn diverse softwareontwikkelaars in de markt gekomen met als resultaat scherp geprijsde en zeer gebruiksvriendelijke pakketten in abonnementsvorm. Betalen per scan, vaak zonder voorinvestering.

Vergelijken: wat is de beste scan en herken software?

Scan-herken software is daarom nu voor elk bedrijf, groot en klein, beschikbaar. Maar wat is het beste scan en herken pakket? Daarop is geen eenduidig antwoord te geven, want de pakketten verschillen slechts op details van elkaar. Hieronder een overzicht van de belangrijkste verschillen/aandachtspunten:

• Prijs: alleen betalen per scan of een vast maandbedrag en geen/lagere kosten per scan?
• Is er een app beschikbaar voor het scannen en/of fotograferen van bonnetjes?
• Is er een directe koppeling met je boekhoudpakket/ERP-pakket?
• Worden facturen/documenten direct verwerkt in de boekhouding of zit er een nacht verwerkingstijd op?
• Is het ook mogelijk om andere documenten (orderbonnen, offertes, …) te scannen en deze toe te voegen in het digitaal dossier van uw administratie?
• Moet je zelf nog een controle doen op elke gescande factuur?
• Wat is het percentage herkenning en is het systeem ‘self-learning’?
• Welke autorisatiemogelijkheden zijn er? Is het mogelijk om facturen goed te keuren, voordat deze worden verwerkt in de boekhouding?
• Is het mogelijk om facturen en/of factuurregels op te splitsen of samen te voegen?
• Worden facturen automatisch herkend qua kostenpost? Bijvoorbeeld: Vodafone is telefoonkosten?
• Is de applicatie al klaar voor UBL?

Wat is UBL?

UBL staat voor Universal Business Language en is/wordt de nieuwe standaard voor elektronische administratie. Tal van landen, waaronder Nederland, hebben zich geconformeerd aan deze ‘zakelijke taal’ met als doel een uniforme opzet van bedrijfsmatige documenten, zoals facturen, orderbonnen, etc. UBL maakt het mogelijk om razendsnel documenten te lezen en herkennen.

Hulp bij de keuze van scan en herken software

ACA IT-Solutions heeft veel scan en herken software pakketten met elkaar vergeleken en kan hierdoor, kijkend naar jouw bedrijfssituatie, een uitstekend advies geven. Dit scheelt je enorme tijd en bovendien weet je zeker dat je het pakket in huis haalt dat aansluit bij jouw wensen. Neem contact met ons op en we helpen je graag met het maken van de juiste keuze.