Microsoft Office 365: aandacht voor security en back-up

Microsoft Office 365 is de cloud-variant van het Office-pakket zoals we dat kennen. Office 365 wint de laatste tijd flink aan populariteit in de zakelijke markt. Dat is logisch, want het biedt tal van voordelen voor de organisatie en haar werknemers. Voor veel organisaties is dit een eerste kennismaking met werken in de cloud. Office 365 is een uitstekende keuze, mits goed geïmplementeerd. Belangrijk om te weten is dat back-up en security separaat geregeld dienen te worden. In dit bericht treft u meer informatie hierover.

Voordelen Microsoft Office 365

Een populaire component in Microsoft Office 365 is Exchange, maar ook Word, Excel en PowerPoint zijn veelgebruikte toepassingen. Een cloud gebaseerde e-mailoplossing is inmiddels gangbaar en heeft zelfs de ‘On Premise’-variant (lokaal) ingehaald. Een logische ontwikkeling, gezien het alsmaar stijgende aantal e-mails, de opkomst van de mobiele werkplek en de behoefte om altijd inzicht te hebben in de e-mailbox.

Gebruik Office 365

Overal beschikbaar

Office 365 maakt het mogelijk om Office-toepassingen op tal van devices te gebruiken. Zo kan er worden gewerkt op Windows (PC) en OS (Mac) en mobiele apparaten op besturingssystemen van iOS, Android en Windows.

Eenvoudig samenwerken

Elke gebruiker krijgt standaard 1TB aan datacapaciteit in OneDrive. Alles wordt in de cloud opgeslagen, waardoor alles snel kan worden gedeeld met anderen. Vanaf elk device, op elke willekeurige locatie binnen en buiten het bedrijf benaderbaar. OneDrive kent echter ook enkele nadelen. Verder in dit bericht wordt dit nader toegelicht.

Hulpmiddelen voor professionals en teams

Medewerkers hebben toegang tot allerlei handige functionaliteiten die werken en zeker ook samenwerken optimaliseren en vereenvoudigen. Er kan gemaild worden met meerdere zakelijke accounts. Daarnaast zijn er allerlei communicatieprogramma’s voorhanden, zoals chat, HD-videoconference, de functie voor het delen van inhoud, gedeelde agenda’s, teamchats en sociale netwerken.

Altijd up-to-date

Een ander voordeel van Office 365 is de beheer(s)baarheid. Zo is het toevoegen van nieuwe gebruikers zo gebeurd. Vanaf elke locatie is het beheercentrum toegankelijk, zodat services kunnen worden ingesteld. Bovendien wordt automatisch (indien gewenst) gewerkt met de laatste versie van de applicaties. Zo zijn alle werknemers altijd up-to-date. Het is echter ook mogelijk om updates niet automatisch te laten uitvoeren. De juiste keuze is afhankelijk van de specifieke bedrijfssituatie.  

 

Belangrijke aandachtspunten Office 365

In een ICT-omgeving op de eigen bedrijfslocatie kan de organisatie (IT-afdeling) zelf bepalen hoe zaken als security (spam filtering/phishing, DoS aanvallen), archivering en back-up zijn geregeld. In Office 365 is dat anders geregeld. Microsoft heeft dit ‘in de basis’ geregeld met een recovery-periode van slechts 7 dagen. Voor veel organisaties is dit echter onvoldoende. Enkele aandachtspunten:

  • Security is basic (vooral gericht op spam preventie) en upgrade binnen Office 365 is prijzig
  • Phishing en 0-day threats onvoldoende afgedekt
  • Gebruikers kunnen (te) gemakkelijk e-mails definitief verwijderen
  • Toegang tot het archief van de mailbox is zeer beperkt
  • Recovery is complex en slechts een beperkte periode mogelijk (7 dagen)
  • Beperkte beveiliging van inbox, folders en e-mails
  • Voor de data opslag wordt OneDrive gebruikt. Voor veel bedrijven is dit niet meest geschikte oplossing om alle data op te slaan en bovendien heeft OneDrive for Business geen file protection

Microsoft Office 365 cloud

Aan de slag met Office 365

Om efficiënt en vooral ook veilig aan de slag te gaan met Office 365 is het van groot belang om extra maatregelen te treffen om security, compliance, back-up en recovery goed te regelen. Dit is mogelijk door een extra security laag te realiseren, een separate archivering locatie buiten de operationele Office 365-omgeving aan te leggen en back-up separaat (cloud-to-cloud of naar on premise) in te regelen. ACA IT-Solutions heeft daarvoor de oplossingen en alle kennis in huis.

Starten met Office 365 vereist een gedegen voorbereiding. Denk hierbij aan de migratie vanuit de huidige omgeving, het operationeel maken en het creëren van een veilige en stabiele omgeving. Als Microsoft Partner en system integrator bekijken we uw situatie vanuit een breder perspectief. Hierdoor kunnen we Microsoft Office 365 uitstekend integreren binnen uw bestaande omgeving en gewenste bedrijfssituatie. Neemt u contact met ons op voor meer informatie en advies.