De veelzijdigheid en waarde van WorkPoint 365

Collega Pieter Kops is een doorgewinterde IT-professional en Microsoft-specialist met een schat aan ervaring. In de beginjaren van zijn carrière werkte hij met servers en hardware, totdat hij in 2007 SharePoint-consultant werd. Op dat moment was SharePoint nog nieuw voor Pieter, maar al snel groeide zijn enthousiasme voor het platform.

Kort na zijn kennismaking met SharePoint zagen Pieter en zijn collega’s een gat in de markt voor een projectmanagementtool die per project een SharePoint-site bood. Ze bedachten een platform waarin projectinformatie, documenten en dashboards naadloos geïntegreerd waren. Om uiteenlopende redenen werd hun concept echter nooit werkelijkheid.

Fast-forward naar een paar jaar later, en Pieter maakte voor het eerst kennis met WorkPoint 365 – een platform met precies de veelzijdigheid en toegevoegde waarde waar hij naar zocht. Hier deelt hij zijn visie op wat WorkPoint 365 zo uniek maakt.

De waarde van veelzijdigheid

De waarde van WorkPoint 365 is tweeledig. Vanuit technisch oogpunt heeft WorkPoint 365 een krachtige engine. Pieter en zijn team kunnen hiermee gestandaardiseerde oplossingen configureren voor projecten, cases en kwaliteitsmanagement, door gebruik te maken van kant-en-klare, eenvoudig aanpasbare componenten. 

WorkPoint 365 kan niet alleen worden aangepast aan verschillende sectoren, maar ook binnen meerdere afdelingen van een organisatie worden geïmplementeerd. Vaak begint het platform in één bedrijfsunit, waarna het zich snel verspreidt naar andere afdelingen. Om de veelzijdigheid te demonstreren, volgen hier vijf praktijkvoorbeelden:

1. Lokale overheid

Veel processen binnen lokale overheden, zoals vergunningsaanvragen, zijn projectmatig van aard en betrekken verschillende belanghebbenden uit diverse vakgebieden, zoals techniek en recht. 

Niet alle betrokkenen zijn echter even technisch onderlegd. Bovendien werken veel mensen, vooral op locatie, met tablets om documenten en gegevens in te zien. WorkPoint 365 maakt dit eenvoudig: alle informatie is op één plek beschikbaar, zodat gebruikers niet hoeven te zoeken. Daarnaast kunnen zij de voortgang van een project in real-time volgen. 

2. Productiebedrijven

 Tegenwoordig ontwerpen, ontwikkelen en testen veel bedrijven producten in het ene land en laten ze produceren in een ander land. Bijvoorbeeld in China dat een wereldwijd productiecentrum is. Het aantal projecten kan variëren van 1 per maand tot wel 10 per dag en ook de looptijd kan liggen tussen bv 1 maand tot 1 of meer jaren. Met WorkPoint 365 krijgen ontwerpers, kwaliteitsmanagers en projectmanagers een helder overzicht van hun steeds veranderende en groeiende projectportefeuille. In één oogopslag zien ze taken, deadlines en de status van projecten. Bovendien integreert WorkPoint met gespecialiseerde tools zoals Microsoft Project. 

3. IT-consultancy

Bij ACA gebruiken we WorkPoint 365 voor allerlei projecten voor onze klanten, van security audits tot het migreren van bestanden van fileservers naar de cloud en het opzetten van een intranet. Daarnaast ook voor interne projecten. Consultants registreren hun uren in Microsoft Dynamics, maar Dynamics biedt geen samenwerkingsomgeving waar teamleden informatie kunnen delen. Daarvoor is dus aanvullende tooling nodig. 

Onze oplossing? We hebben een koppeling gebouwd tussen Dynamics en WorkPoint 365. Wanneer een nieuw project in Dynamics wordt aangemaakt, wordt automatisch een project in WorkPoint 365 gecreëerd. Hierdoor blijft informatie relevant en goed georganiseerd. Klantinformatie wordt opgeslagen in Dynamics, maar kan in WorkPoint 365 worden bekeken. 

Consultants werken daardoor grotendeels in één omgeving: WorkPoint 365 dus. Dit is tevens een samenwerkingsruimte waar we ook klanten kunnen betrekken. Wanneer een project wordt afgerond, wordt het overgedragen naar de klantomgeving, zodat serviceteams en sales toegang hebben tot alle projectinformatie en de klant beter kunnen ondersteunen. 

4. Bedrijven met meerdere vestigingen

Veel bedrijven hebben vestigingen verspreid over meerdere landen. Elke locatie kan eigen processen en werkwijzen hanteren, terwijl medewerkers en expertise worden gedeeld. WorkPoint 365 stelt organisaties in staat hun projectmanagement te standaardiseren, zodat iedereen dezelfde projectmethodiek gebruikt ongeacht de locatie. Bovendien biedt het platform de mogelijkheid om dashboards en visualisaties te creëren om projectdata op een overzichtelijke manier te presenteren.

5. Juridische afdelingen

De juridische sector is een vakgebied waarin WorkPoint 365 een grote meerwaarde biedt voor casemanagement. Veel juridische teams die met Microsoft werken, leven in Outlook en slaan de vaak vertrouwelijke documenten op in een fileserver. Dit is echter niet altijd de veiligste of meeest efficiënte oplossing.

Wanneer je werkt met gevoelige en persoonlijke gegevens, biedt WorkPoint 365 een veilige manier om informatie te beheren. Het is mogelijk om een volledig dossiersysteem op te zetten met verschillende toegangsrechten, zodat alleen de juiste mensen toegang hebben tot de relevante informatie.

Daarnaast helpt het gecentraliseerde sjablonen beheer van WorkPoint 365 en de ingebouwde document generatie om documenten sneller, uniform en soms zelfs zonder tussenkomst van personen op te stellen.

Met de WorkPoint Express-plug-in voor Outlook kunnen e-mails en bijlagen eenvoudig worden opgeslagen in het juiste dossier, zonder dat ze hoeven te worden doorgestuurd naar collega’s. Alles blijft centraal georganiseerd op één plek.

Eén platform, meerdere oplossingen

Dankzij de modulaire opbouw van WorkPoint 365 kunnen onze consultants eenvoudig gestandaardiseerde oplossingen creëren voor document-, project- en casemanagement, wat de usecase ook is.

WorkPoint 365 wordt geroemd om de veelzijdigheid, die nog te vaak onderbelicht wordt. In plaats van het simpelweg als een projectmanagementoplossing te zien, kan WorkPoint 365 beter worden omschreven als een platform waarmee dergelijke oplossingen gebouwd kunnen worden.

Bron: WorkPoint 365

Wil je meer weten of zien van WorkPoint 365? Of wil je van gedachten wisselen over projectmatig en productief werken? Leg dan even contact voor een vrijblijvend adviesgesprek met een ACA-specialist zoals Pieter Kops.