Voorwaarden en eisen waaraan een factuur moet voldoen

Inkoopfacturen indienen bij de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt allerlei eisen waaraan ondernemers dienen te voldoen om de btw terug te krijgen. Voor ondernemers die recht hebben op aftrek van voorbelasting is de inkoopfactuur zelfs een waardecheque. Alleen als aan de voorwaarden wordt voldaan dan kan de cheque worden verzilverd. Blijkt een inkoopfactuur onjuist? Dan betaalt de Belastingdienst niet uit of volgt een naheffing van eerder betaalde voorbelasting. 

Checklist lay-out verkoop factuur (eisen en voorwaarden)

Een verkoopfactuur moet vooral overzichtelijk zijn en dient minstens de volgende gegevens te bevatten: 

• Volledige naam- en adresgegevens. Dit dient de juridische naam te zijn. De handelsnaam mag ook, mits deze is geregistreerd bij de KvK in combinatie met adres en plaats. 
• Volledige naam- en adresgegevens van de afnemer. Let op: een postbusnummer is onvoldoende. 
• btw-nummer. 
• KvK-nummer. 
• Factuurdatum: datum waarop de factuur is uitgereikt (gemaakt). 
• Factuurnummer: een uniek volgnummer. Meestal wordt gekozen voor het jaartal en volgnummer dat telkens op 1 januari weer bij 1 begint. 
• Een omschrijving van de diensten of goederen die worden geleverd. 
• Het aantal geleverde diensten of goederen. 
• De datum van levering of de datum van vooruitbetaling. 
• Het bedrag exclusief btw dat in rekening wordt gebracht. Worden diensten en producten geleverd met verschillende btw-tarieven, specificeer dit dan. Neem bovendien een eenheidsprijs op indien mogelijk. 
• Het btw-tarief dat in rekening wordt gebracht. 
• Het btw-bedrag. 
• Het totaalbedrag inclusief btw. 

Naast de verplicht gestelde componenten zijn de volgende zaken gangbaar om te vermelden: 

• Het woord ‘Factuur’, vaak groot/groter vermeld linksboven op de pagina. 
• Contactgegevens van de administratie in geval van vragen (niet verplicht). 
• Debiteuren-/klantnummer en/of contractnummer. 
• Verwijzing naar de algemene voorwaarden van het bedrijf. 

In sommige gevallen zijn er bijzondere, aanvullende factuureisen van kracht, onder meer in de volgende situaties: 

• Wanneer er sprake is van btw-vrijstelling: meld dit op de factuur 
• Er is een verleggingsregeling van kracht (dat kan nationaal of internationaal zijn): vermeld de tekst ‘btw verlegd’. 
• Reisbureau- of margeregeling: vermeld dan de volgende tekst ‘bijzondere regeling reisbureaus’ dan wel ‘bijzondere regeling-gebruikte goederen’. 
• Selfbilling: vermeld dan de volgende tekst: ’factuur uitgereikt door afnemer’. 
• Wanneer er sprake is van transacties tussen ondernemers die niet in hetzelfde EU-land zijn gevestigd. Dit is een intracommunautaire levering met nultarief, waarbij het raadzaam is daarvan enige aanduiding te vermelden. 
• In geval van transacties met ondernemers die niet in de EU gevestigd zijn (export). Middels bescheiden en boeken moet de export kunnen worden aangetoond. Een voorbeeld van een bewijsmiddel kan zijn een verkoopfactuur die is afgetekend door de douane. 

Belangrijk: het uitgeven van een onjuiste verkoopfactuur kan een boete opleveren van maar liefst € 5.278 (maximaal), per gebrek per factuur. 

Digitaal factureren met UBL 

UBL betekent Universal Business Language. Nu worden nog de meeste facturen in PDF verzonden. In de komende tijd zal steeds vaker het bestandsformaat UBL gebruikt gaan worden. Dit heeft als voordeel dat boekhoudprogramma’s deze bestanden beter kunnen ‘lezen’ en daardoor direct kunnen omzetten naar een boekingsvoorstel. Dit levert tijdwinst op en voorkomt fouten, omdat het meeste werk automatisch wordt gedaan. Steeds meer boekhoudpakketten en financiële systemen zijn geschikt voor het versturen van digitale facturen via UBL. 

Europa heeft verplicht dat overheidsinstanties vanaf 2018 alleen nog UBL-facturen mogen ontvangen. Ook de grote ondernemingen in Nederland zullen dit steeds vaker gaan vragen aan hun toeleveranciers. Op termijn zal dit niet meer weg te denken zijn. Een tussenstap die nu door veel bedrijven wordt genomen is scan- en herken software, gekoppeld aan het administratief systeem.