Microsoft Office 2007

 

 

2007 Microsoft Office system is de opvolger van Office 2003. In dit artikel behandelen we tien nieuwe functies in 2007 Office system, die het u als gebruiker een stuk gemakkelijker maken.

 

 

Niet elke gebruiker van eerdere versies van Microsoft Office was even handig met het programma, ook al had men het al jaren in gebruik. En doordat steeds meer functies werden ingebouwd werd de leercurve voor nieuwe gebruikers steeds steiler. De menu's werden voller en er kwamen steeds meer werkbalken bij. Het werd dan ook tijd voor een drastische ommezwaai.

 

De traditionele menubalken en werkbalken zijn verdwenen uit alle afzonderlijk Office-programma's, zoals Word, Excel en PowerPoint 2007. In 2007 Office system zijn alle basisfuncties ondergebracht in een revolutionaire nieuwe interface. Het nieuwe uiterlijk is fraaier, maar dient vooral de gebruiksvriendelijkheid.

De 2007-programma's beschikken over een 'lint' (in het Engels: ribbon). Dit is een brede lijst met knoppen in verschillende groottes. De knoppen zijn gerubriceerd in een aantal tabbladen met namen als Start, Invoegen en Beeld. Bij speciale handelingen verschijnen er aangepaste tabbladen, zoals tijdens het werken met afbeeldingen of tabellen.
Daarnaast is er de zogenaamde 'Office-knop', een ronde knop met het Office-logo die u helemaal links bovenin het venster vindt. Hiermee bereikt u alle functies die betrekking hebben op openen, opslaan en afdrukken. Het lint en de Office-knop zijn twee elementen van de nieuwe interface, die het de gebruikers aantoonbaar gemakkelijker maakt.

 

In 2007 Microsoft Office system kunt u snel en gemakkelijk een heel document opmaken en het een professioneel en eigentijds uiterlijk geven door een documentthema toe te passen. Een documentthema is een verzameling opmaakkenmerken waaronder een kleurenschema (verzameling kleuren), een lettertypeschema (een verzameling lettertypen voor de koptekst en de hoofdtekst) en een effectenschema (een verzameling lijnen en opvuleffecten).

Door in Word, Excel of PowerPoint een thema toe te passen geeft u een kaal document als het ware een 'make-over'. Alle koppen krijgen een kleurtje en aan koppen en normale tekst worden fraaie lettertypen toegewezen. Grafische elementen krijgen een passend kleurenschema.

Natuurlijk kunt u ook een eigen thema ontwikkelen volgens uw huisstijl. Het aantrekkelijke van het werken met thema's is dat u met één klik een document in Word, een werkblad in Excel en een presentatie in PowerPoint hetzelfde uiterlijk geeft.

 

De functie Voorwaardelijke opmaak is in Excel 2007 eenvoudiger toepasbaar gemaakt. In vorige versies van Excel kon u al gebruik maken van deze functie. Zo kunt u hiermee cellen inkleuren op basis van de inhoud. Daarmee kleuren bijvoorbeeld alle cellen met waarden boven een bepaalde grens groen, en cellen met een te lage waarde rood. Door het kleuren van hoge en lage waarden zijn uitzonderingen en trends sneller te vinden.
In 2007 Office system is de functie gemakkelijker geworden en hoeft u geen kennis te hebben van allerlei voorwaarden of ingewikkelde operatoren zoals =<. Het enige wat u hoeft te doen is het selecteren van de getallen en het toepassen van een optie. U ziet vooraf in een palet hoe de waarden zullen worden getoond. Daarbij kunt u kiezen uit:

 

Bloggen is tegenwoordig heel populair. Veel mensen hebben een blog (een afkorting van weblog). Op zo'n weblog of blog kunt u steeds nieuwe berichten zetten over zaken die u bezighouden. Volgens onderzoek wordt ook corporate blogging, dus bloggen door bedrijven, een enorme hit. Om een blog te maken en te onderhouden hoeft u geen kennis van HTML te hebben. Wel heeft u webruimte nodig, maar deze wordt over het algemeen gratis ter beschikking gesteld. Een populaire gratis site voor het maken van een blog is bijvoorbeeld Windows Live Spaces.

Zulke blog-sites worden nu vanuit Word 2007 ondersteund. U kunt dus gewoon een kop en een nieuwtje typen en dit met één klik publiceren op uw blog. Dat maakt het bijwerken van een blog wel bijzonder laagdrempelig.

 

De zoekfunctie was in eerdere versies van Outlook een beetje een ondergeschoven kindje, maar is nu sterk verbeterd. Via de geïntegreerde functie Direct zoeken kunt u razendsnel alle e-mailberichten doorzoeken die betrekking hebben op het door u opgegeven trefwoord. U kunt natuurlijk ook zoeken op meerdere woorden. Het maakt niet uit of deze in de onderwerptekst, het bericht of in andere velden staan. Het is zelfs mogelijk e-mailbijlagen te doorzoeken.

 

Wanneer u naast het zoekvak op de dubbele pijl klikt, opent u een zoekvenster waarin meer specifiek op bepaalde velden kan worden gezocht, zoals Aan, Van, Onderwerp of Hoofdtekst. Met een andere optie opent u een vervolgkeuzelijst met recente zoekopdrachten en krijgt u de mogelijkheid ook het bureaublad te doorzoeken.

 

Een handig hulpmiddel bij het werken met lijsten in Access is de functie Snelle filters. De intelligente nieuwe filter- en selectiemogelijkheden zijn bereikbaar via de knoppen Filters en Selectie of via een rechtsklik in een veld. Afhankelijk van de veldinhoud ziet u dan verschillende opties. U kunt normaal sorteren, maar interessanter zijn de opties Is gelijk aan, Is niet gelijk aan, Bevat en Bevat niet. Hiermee filtert u de lijst op alle records waarvan de waarde in dit veld gelijk of niet gelijk is aan de huidige veldinhoud of deze veldinhoud bevat. Dit is een goede manier om snel alle records met een gelijk(waardig)e inhoud te vinden. Door te klikken op de optie Tekstfilters krijgt u nog meer mogelijkheden en kunt u bijvoorbeeld zelf de voorwaarden voor het filter creëren.

 

Met Excel Services kunnen anderen met een gewone internet-browser gecontroleerd toegang krijgen tot uw spreadsheets. Door de herkenbare overeenkomst met Office Excel 2007 is Excel Services door iedereen te gebruiken. Men kan door de gegevens bladeren, deze sorteren en filteren en zelfs met draaitabellen werken. Deze gebruikers hoeven niet te beschikken over Office Excel 2007 en kunnen het originele werkblad niet beschadigen. Desgewenst kunt u ook toestaan dat bepaalde gebruikers de gegevens mogen bewerken en opslaan. De ideale samenwerkomgeving hiervoor is Microsoft SharePoint Server 2007.

 

Misschien heeft u wel eens geprobeerd een conceptueel schema of diagram te maken met behulp van de werkbalk Tekenen in Word 2003 of een eerdere versie van Word. Of een organigram van uw organisatie. U zult dan gemerkt hebben dat het niet eenvoudig is een goed diagram te maken. SmartArt is een nieuw soort diagramweergave en bedoeld om de gemiddelde Office-gebruiker de mogelijkheid te geven snel en eenvoudig krachtige, professionele schema's en diagrammen te maken.

De nieuwe SmartArt-objecten zijn met enkele muisklikken te maken in Excel 2007, PowerPoint 2007 en Word 2007. Op elk object is desgewenst ook een thema toe te passen. Hiermee wijzigt u in één keer de kleuren, lettertypen en effecten van het diagram, overeenkomstig met uw huisstijl. Vooral PowerPoint 2007 is geschikt voor het gebruik van SmartArt. Immers, juist in een presentatie zult u vaak concepten met schema's en grafieken moeten verduidelijken.

 

In Outlook 2007 kunt u RSS-abonnementen ontvangen en lezen. RSS staat voor Really Simple Syndication en wordt voornamelijk gebruikt voor het verspreiden van nieuws via het internet. Een zogenaamde RSS feed is niets anders dan een internetpagina in XML-formaat.
Toegevoegde RSS feeds of kanalen verschijnen in een aparte map in het Postvak IN. U kunt elk kanaal aanklikken om de actuele berichten van dit kanaal te tonen. Staat het leesvenster aan dan zijn de berichten razendsnel te lezen door erop te klikken.

 

In Microsoft Office 2007 wordt voor het eerst een geheel nieuw bestandsformaat geïntroduceerd: Microsoft Office Open XML, een op XML-gebaseerd bestandsformaat. In Office 2007 slaan Word, Excel, PowerPoint en Access de bestanden automatisch op in het nieuwe formaat. Natuurlijk blijven de huidige bestandsformaten ook ondersteund.

Het XML-bestandsformaat biedt meerdere voordelen. Om te beginnen kunnen de normale bestanden geen macro's meer bevatten, wat de veiligheid vergroot. Verder zijn de Microsoft Office Open XML-bestanden uitgebreid gedocumenteerd, zodat ontwikkelaars ze kunnen lezen en schrijven zonder Office te gebruiken. Verder heeft u de zekerheid dat u de bestanden ook na vele jaren nog kunt lezen, wat belangrijk is voor archiveringsdoeleinden. De XML-bestanden zijn in essentie namelijk normale tekstbestanden, die automatisch worden ingepakt (gezipt) om ze kleiner te maken dan vergelijkbare .doc of .xls bestanden.