UNIT4 Multivers Paperless
In Nederland wordt naar schatting ongeveer 1 miljard facturen per jaar verzonden. Waar facturen worden verzonden, worden ook facturen ontvangen. Bij bedrijven maken die facturen een reis door de organisatie van stapel naar stapel, om uiteindelijk goedgekeurd, ingevoerd en betaald te worden. Deze stap kan vereenvoudigd worden met Paperless !
Eigenlijk heeft de papieren factuur dus maar een kort leven. Hij wordt meteen weer gedigitaliseerd en verdwijnt vervolgens voor zeven jaar, op papier, in een map. En dat alles dus 1 miljard keer per jaar. Deze slag, van digitaal naar papier naar weer digitaal, is eigenlijk een beetje onlogisch en kost daarbij ook geld. Een logische stap zou dus zijn om over te gaan op een elektronische wijze van factureren, waardoor de slag van digitaal naar papier naar digitaal kan worden voorkomen. Dit kan doormiddel van elektronisch factureren van UNIT4 Multivers in combinatie met Paperless.
PaperLess voor UNIT4 Multivers
Met PaperLess Documentcentre krijgt u een modern, eenvoudig hulpmiddel voor het elektronisch verwerken van documenten. De afhandeling van de digitale documentenstroom is efficiënt en u hebt volledig overzicht van de documentenstroom en de benodigde tijd voor het afhandelen van documenten wordt aanzienlijk verminderd.
Goede redenen om voor PaperLess te kiezen:
• ingebouwd elektronisch archief
• snel archiveren en terugvinden van documenten
• een efficiënte werkstroom van het document
• beter overzicht en controle
• automatisch boeken in UNIT4 Multivers
• vanuit UNIT4 Multivers een snelkoppeling naar het juiste document
• alle financiële mutaties en documenten naar één centraal archief
PaperLess leidt tot orde in de documentenstroom van het bedrijf. Alle boekstukken en documenten worden bij binnenkomst elektronisch opgeslagen en zijn beschikbaar in één enkel bedrijfssysteem, geïntegreerd met uw administratie.
Documentenstroom
PaperLess breidt UNIT4 Multivers uit met een nieuw, uitgebreid en modern hulpmiddel voor het creëren en verwerken van een digitale documentenstroom. De boekstukken en de documenten worden gescand naar een elektronisch archief dat volledige controle in een duidelijke werkomgeving geeft en geïntegreerd is met UNIT4 Multivers.
Het volledige overzicht
Gescande boekstukken en documenten kunnen rechtstreeks of via e-mail naar de eerste behandelaar worden verzonden. Het systeem toont het document, wie de eerste behandelaar is, wanneer het is ontvangen en werd gelezen en waar het zich in het goedkeuringsproces bevindt. De digitale documentenstroom maakt het niet alleen gemakkelijker om documenten terug te vinden, zij zijn ook onmiddellijk beschikbaar op het scherm. De handelingen worden zo eenvoudiger en efficiënter.
Altijd beschikbaar
Alle documenten kunnen selectief op het scherm worden getoond. De gebruikers hebben op elk moment een volledig overzicht van hun documenten en kunnen de verantwoordelijkheid voor het accorderen doorzetten aan anderen. Daardoor worden de boekingsstukken en andere documenten sneller door de organisatie verwerkt. Wanneer de gebruiker het programma opent, heeft deze toegang tot alle documenten waarbij deze is betrokken. Men kan zien of een specifiek document ontvangen is door een
andere gebruiker en wat daar mee gedaan is.
Eenvoudige archivering
Het archiveren van documenten vindt plaats op het moment dat zij worden gescand. Alle informatie wordt opgeslagen en geregistreerd op één plaats en is direct beschikbaar in één enkel elektronisch systeem. Als er een papieren document is gebruikt, kan dat direct worden gearchiveerd, zonder dat het selectief in een map moet worden opgeborgen. Het is immers de elektronische variant die in PaperLess wordt afgehandeld. Dit elimineert dubbele invoer en fouten. De gebruikers kunnen boekstukken vanaf het moment van digitaliseren terugvinden. Dit vereenvoudigt het vinden van documenten enorm.
De techniek
PaperLess is een Web based applicatie en dat houdt in dat deze via Internet is te benaderen. Op de server van de licentiehouder draait PaperLess op een MS SQL omgeving. Om PaperLess via het internet te kunnen benaderen (zonder Terminal Server) is er een Remote Server beschikbaar. Met de remote client wordt toegang verleend tot PaperLess. Via deze connectie vindt de interactie met UNIT4 Multivers plaats. Documenten worden digitaal in PaperLess opgeslagen. Fysieke documenten worden door scanning omgezet naar .TIF bestanden. Digitale documenten kunnen
simpelweg geprint worden naar de PaperLess Printer wat het bestand omzet naar het gewenste .TIF bestand.
UNIT4 Multivers
Zodra een document gekoppeld wordt aan de administratie, kan de gebruiker handmatig de boeking verrijken met de gegevens zoals u die kent van de dagboeken. Afhankelijk van het soort dagboek, zal het invoerscherm andere velden bevatten. Het opzoeken van de gegevens binnen uw administratie gebeurt razendsnel. Naast de handmatige methodiek, kan er ook gekozen worden voor OCR technologie. Het document wordt dan automatisch geanalyseerd en aan de hand van de gevonden gegevens zal het systeem trachten de boeking volautomatisch te maken. Hoe beter de administratie gevuld is, des te vollediger zal de boeking zijn. Ervan uitgaande dat de OCR alle relevante informatie
vindt, kan de boeking volautomatisch plaatsvinden. Dit resulteert in veel efficiëntere routines voor het verwerken en accorderen van boekstukken. Administratieve processen worden automatisch gevoed, ongeacht waar dan ook ter wereld de scan wordt gemaakt.
Aan het einde van het boekjaar kan een CD/DVD worden gebrand met daarop alle documenten van het jaar inclusief alle grootboekkaarten, debiteuren-en crediteurenkaarten. Bij belastingcontrole dus geen gesleep meer met archieven, maar het overhandigen van het digitale medium.
Grote besparingen
Met PaperLess kan het bedrijf grote besparingen realiseren door efficiëntere procedures en kortere behandelingstijden.
|
