UNIT4 Multivers Installatie
ERP software voor installatiebranche / complexe projecten
UNIT4 Multivers Installatie is een moderne, flexibele softwareoplossing die specifiek is ontwikkeld voor de dynamische omgeving van de installatie-branche. Deze oplossing biedt u een integrale beheersing van uw bedrijfsvoering, een betere bewaking van projecten en budgetten, een naadloze integratie met het uniforme artikelbestand voor de installatiebranche en minder administratief werk. Met UNIT4 Multivers Installatie bent u klaar voor de toekomst.
Multivers Installatie is (onder andere) geschikt voor de volgende branches;
|
Electro & Sanitair
|
ICT
|
Beveiliging
|
Versies
UNIT4 Multivers Installatie is beschikbaar in twee versies: een
Standaard-versie
een
Extended-versie: voor organisaties met meerdere werkmaatschappijen, waarbij monteurs ook regelmatig op projecten van zusterbedrijven werkzaam zijn. Daarnaast beschikt de Extended-versie over een werkmaatschappij-overkoepelend relatie- en artikelbestand.
UNIT4 Multivers Installatie bestaat standaard uit de volgende onderdelen;
Daarnaast kunt u optioneel de volgende modules aanschaffen:
Onderstaand zullen wij de functionaliteit voor u uiteenzetten.
Relatiebeheer
Alles draait om uw huidige en toekomstige klanten. U wilt hen dan ook steeds op een correcte manier bedienen. Hiervoor moet u zoveel mogelijk over hen weten en ze persoonlijk en direct kunnen aanspreken. De module Relatiebeheer is hierbij een belangrijk hulpmiddel.
Zo kunt u in heel veel vrije velden alle mogelijke informatie vastleggen. Eenmaal ingevoerde relaties meldt u daarna eenvoudig aan als debiteur of crediteur en stuurt u heel selectief mailings per post of e-mail.
UNIT4 Multivers Installatie houdt precies bij welk document naar wie is verstuurd en kan automatisch vervolgacties aanmaken, toewijzen en als afgehandeld markeren.
Artikelbeheer volgens de norm
UNIT4 Multivers Installatie sluit naadloos aan op het uniforme artikelbestand voor de installatiebranche, zoals gedistribueerd door;
De belangrijkste basis voor het maken van calculaties, het opstellen van werkbegrotingen en het genereren van inkooporders wordt immers gevormd door een actuele artikel- en leveranciersdatabase.
Met UNIT4 Multivers Installatie beschikt u altijd over de laatste artikel- en prijsinformatie en kunt u snel en gestructureerd binen deze informatie zoeken.
Snel en efficiënt calculeren
UNIT4 Multivers Installatie is op het lijf van de installateur geschreven. Zo voorziet het programma in alle voor u herkenbare zaken zoals:
-
Gebruikmaken van artikelen met losse of standaard gekoppelde calculatie tijdnormen
-
Werken met recepturen
-
Gebruikmaken van calculatie “onderleggers” (standaard deelcalculaties)
-
Knippen en plakken, zowel binnen een calculatie als tussen calculaties onderling
-
Manipuleren van de calculatie, bijvoorbeeld naar een gewenst eindbedrag
-
Actualiseren van de calculatie met de meest recente artikelprijzen
-
Diverse opslagmogelijkheden over de staartgegevens, om te komen tot een commerciële eindprijs.
Met het calculatieprogramma bent u al snel op weg naar beter onderbouwde offertes.
Voor optimaal bedieningsgemak biedt het programma voor elke calculator afzonderlijk de mogelijkheid om zijn/haar eigen (voorkeur) schermindeling te hanteren. Bovendien kan elke calculatie door middel van een wachtwoord tegen onrechtmatig gebruik worden beveiligd.
Uniforme werkvoorbereiding, de basis voor elk winstgevend project
Al in de werkvoorbereidingsfase wordt de basis gelegd voor een positief eindresultaat van uw aangenomen werk. Zo kunt u met de eerder gemaakte calculatie als uitgangspunt, de uiteindelijke materiaalstaat en werkbegroting opstellen.
Op basis hiervan kunt u offerteaanvragen bij leveranciers indienen, bestellingen genereren en materialen koppelen aan de diverse bouwdelen (fasen). Met dit laatste wordt de materiaalbehoefte dus in de tijd uitgezet.
De materiaalbeslissingsstaat biedt u continu inzicht in het uiterste beslis- c.q. bestelmoment van uw project-'specials'.
Inkoop en logistiek
Met het onderdeel Inkoop en logistiek kunt u uw volledige voorraad- en inkoopadministratie beheren. Binnen de voorraadadministratie kunt u o.a. werken met meerdere magazijnen en samengestelde artikelen. Voor projecten kunt u voorraadreserveringen vastleggen. Ook kunt u een besteladvieslijst vervaardigen op basis van de economische voorraadpositie per magazijn.
De inkoopadministratie biedt u de mogelijkheid om bestellingen bij derden in te voeren of automatisch (aan de hand van een materiaallijst) te laten genereren. Hierbij kan rekening worden gehouden met projectgerelateerde prijsafspraken. Per gebruiker kunt u een maximum bestelbedrag vastleggen.
Daarnaast bestaat de mogelijkheid om bestellingen slechts door daartoe geautoriseerde personen definitief te laten maken.
Informatie met betrekking tot voorraadreserveringen en externe project bestellingen is voor de projectleider steeds online zichtbaar in het projectinformatie scherm.
Urenadministratie
In de urenadministratie worden alle geboekte directe en indirecte uren van zowel eigen medewerkers als van eventuele "inleners" verzameld. U kunt uren registreren via via de dag- of weekstaat of via het boeken van werk- of servicebonnen. Een combinatie van beide is ook mogelijk.
Geboekte directe uren worden steeds automatisch naar het betreffende project of servicecontract doorbelast. Voor bijvoorbeeld leerlingmonteurs bestaat de mogelijkheid de werkelijk bestede uren hierbij eerst automatisch met een productiviteitsfactor te laten corrigeren. Ook vindt controle op de normuren van de medewerk(st)er plaats.
Gelijktijdig met het boeken van uren via de dag- of weekstaat kunnen aanverwante kosten worden geboekt, zoals bijvoorbeeld parkeergeld, lunchkosten etc. Standaard kent het pakket een universele importmogelijkheid voor het inlezen en op de juiste wijze doorverwerken van extern geregistreerde uren (bijvoorbeeld in een elektronisch tijdregistratiesysteem). Daarnaast biedt UNIT4 Multivers Installatie een export-mogelijkheid van alle geboekte (directe en indirecte) uren en aanverwante kosten per periode, voor import in een salarisprogramma.
Ten slotte kent UNIT4 Multivers Installatie uitgebreide rapportagemogelijkheden, zoals uren per man, afdeling, project, etc. Een en ander kan worden gepresenteerd via variabele, door de gebruiker zelf te manipuleren rapportage layouts. Deze informatie kan bovendien worden geëxporteerd naar MS Excel voor het maken van grafische presentaties (bijvoorbeeld voor vergelijk productief/improductief).
Projectmanagement: onderhanden werk volledig onder controle
In de module Projecten zijn alle functies ondergebracht voor het optimaal beheren en beheersen van zowel aangenomen werken als regieklussen.
Zo zijn de onderhoudsprogramma’s, de projectbudgettering, de registratie van meer-/minderwerk, het vervaardigen van werkopdrachten, de urenregistratie en uiteraard vele informatie- en rapportagefuncties hierin aanwezig.
Dankzij de mogelijkheid voor tussentijdse standopnames, ramingen en eindstand-prognoses krijgt u bovendien informatie over zowel de tussentijdse als de te verwachten financiële resultaten van uw langlopende projecten of projectonderdelen.
De digitale-dossieradministratie biedt u eenvoudig toegang tot al uw projectgebonden documenten.
Facturering: met één druk op de knop
De facturering binnen UNIT4 Multivers Installatie kent diverse bronnen van waaruit kan worden geput.
Zo kunt u bijvoorbeeld een termijn uit een vooraf vastgelegde termijnopstelling (al dan niet op basis van een signalering vanuit het systeem) simpelweg ter facturering aanvinken. Maar u kunt eventueel ook termijnen periodiek openstellen en factureren aan de hand van een afrekenstaat.
Daarnaast worden de contract (termijn)nota’s binnen de module Contracten & Service steeds volledig automatisch gefactureerd. Maar natuurlijk beschikt UNIT4 Multivers Installatie ook over de mogelijkheid om op eenvoudige en snelle wijze zowel handmatig ingevoerde, als regiefacturen te produceren.
Financiële administratie
In UNIT4 Multivers Installatie verwerkt u snel en eenvoudig de complete financiële administratie inclusief grootboek, debiteuren, crediteuren, btw- aangifte, telebankieren enzovoort.
Deze belangrijke basis wordt aangevuld met allerlei uitgekiende functies, zoals het vergelijken van meerdere boekjaren en het incasseren van debiteuren. Ook de vaste activa zijn zo geregistreerd en verwerkt. Minimale kennis van boekhouding is al voldoende voor het maximale resultaat. Het programma wijst u de weg tijdens de verwerking van uw gegevens.
Daarnaast neemt de (optionele) Management Assistent u werk uit handen door een ingebouwd waarschuwings- en opvolgingsmechanisme voor bijvoorbeeld uw financiële budgetten, debiteuren en crediteuren.
Managementrapportages
UNIT4 Multivers Installatie beschikt over zeer krachtige en uitgebreide informatie- en rapportagemogelijkheden.
Zo is informatie op het beeldscherm steeds met één muisklik opvraagbaar, waarbij de gebruiker zelf de kolomindeling en sortering bepaalt. Vervolgens kan steeds worden doorgeklikt tot op het laagste niveau met de boekingsdetails.
Daarnaast biedt het Centraal Informatie Programma (CIP) vele mogelijkheden tot het produceren van managementinformatie. De hiervoor beschikbare standaard query’s (managementrapportages) zijn door de gebruiker te manipuleren, bijvoorbeeld door het werken met rekenvelden en/of het verwijderen van kolommen of het toevoegen van andere velden uit de database. Zo kunt u maatwerkrapportages samenstellen.
Eenmaal aangepaste query’s kunt u bewaern voor toekomstig gebruik. Alle gegenereerde informatie kan direct worden geëxporteerd naar Microsoft Excel, bijvoorbeeld voor verdere analyse of grafische weergave.
Monteuragenda's
Met deze module kunt u, bij het toewijzen van werk- en/of serviceopdrachten aan monteurs, de digitale monteuragenda's binnen UNIT4 Multivers Installatie bijwerken.
Dankzij de grafische weergave (vergelijkbaar met de MS Outlook agenda) kunnen de agenda's van meerdere monteurs onder elkaar worden gepresenteerd. Zo krijgt u direct inzicht in de bezetting en planning van de monteurs.
Ook kunt u opdrachten verslepen van de ene agenda naar de andere. En u kunt de monteuragenda's synchroniseren met de MS Outlook agenda en omgekeerd.
Projectplanning
Met behulp van de module Projectplanning kunnen projecten worden opgesplitst in uitvoeringsfasen of in bouwdelen, bijvoorbeeld de etages van een gebouw. Op basis hiervan stemt u de materiaal- en dienstenleveringen beter af op de behoefte per uitvoeringsfase. Zo kunt u het bestel- c.q. afroepmoment beter bepalen en komt de liquiditeitspositie niet onnodig onder druk testaan.
Met behulp van de grafische planbordfunctie kunt u de volledige projectplanning in één oogopslag bekijken. Ook kan de planning eenvoudig worden gemanipuleerd door het schuiven met de tijdbalken. De vooraf ingegeven onderlinge afhankelijkheid van project-deeltaken bepaalt of en in hoeverre andere taken automatisch moeten/mogen mee verschuiven in de tijd.
Contracten en service
De module Contracten & Service ondersteunt zowel het contractbeheer als de planning en uitvoering binnen uw serviceafdeling.
Zo zijn contracten, inclusief de met de klant gemaakte afspraken, eenvoudig vast te leggen. Hetzelfde geldt voor de looptijdopstelling en het bijbehorende factureerschema. Alle relevante gegevens van de betreffende installatie(s), zoals het werk- en factuuradres, de installatieonderdelen en het bijbehorende serviceschema worden vervolgens aan het contract gekoppeld.
Ten behoeve van de registratie van een storingsmelding laat UNIT4 Multivers Installatie u razendsnel zoeken in uw installatiebestand, op nagenoeg ieder criterium. Aan de hand van ingebrachte storingsmeldingen of op basis van geplande onderhouds- of inspectiebeurten worden automatisch werkopdrachten ten behoeve van de monteurs gegenereerd.
UNIT4 Multivers Installatie biedt de servicemanager steeds een duidelijk inzicht in alle lopende werkopdrachten. Bijvoorbeeld gesorteerd op datum, monteur, postcode of een combinatie hiervan. Uiteraard houdt de module Contracten & Service een uitgebreide servicehistorie bij, die steeds direct op het scherm opvraagbaar is.
Digitale werkbon
Zodra een serviceopdracht is toegewezen aan een monteur, kan deze opdracht via een draadloze internetverbinding voor hem inzichtelijk worden gemaakt. U gebruikt hiervoor de module Digitale werkbon.
De monteur gebruikt hiervoor PDA, waarmee hij via een VPN verbinding kan inloggen op het UNIT4 Multivers Installatie backofficesysteem. Zo beschikt hij dus steeds over realtime informatie.
Zodra de monteur zijn werkzaamheden heeft beëindigd, kan hij de door hem bestede uren en verbruikte materialen via de PDA invoeren. Dankzij het realtime karakter van deze oplossing zijn deze gegevens direct in UNIT4 Multivers Installatie beschikbaar om te worden geboekt en (eventueel) te worden gefactureerd.
|
