Multivers Extended - Projecten & Dienstverlening
Grip op langlopende projecten of daaruit voortvloeiende contracten worden met de dag belangrijker. Uw klanten verwachten niet alleen de juiste goederen op het juiste moment op de juiste locatie, maar ook een stukje additionele dienstverlening. Unit 4 Multivers Extended projecten kan u hierin prima ondersteunen.
De Service en Onderhoudfunctionaliteit biedt zowel ondersteuning aan on-site serviceverlening als aan carry-in. Bij de toepassing van carry-in serviceverlening is de standaard Unit 4 Multivers Extended-module Retouren een vereiste voor een accurate afwikkeling. Het onderdeel Projecten en Dienstverlening bevat de volgende modules: Module ProjectenDe module Projecten biedt de mogelijkheid om projecten te definiëren, alle voor het project gemaakte kosten te registreren en te beheren op een rekening 'Onderhanden werk' en deze op basis van regie (nacalculatie) of op basis van vooraf gedefinieerde termijnen te factureren.
 Module werkordersDe module Werkorders vormt de centrale spil in de Service en Onderhoudfuncties van Unit 4 Multivers Extended. De servicemedewerker kan voor zijn activiteiten worden aangestuurd door een klantmelding (een call) of vanuit een contractverplichting (preventief onderhoud als onderdeel van een servicecontract).
Er zijn verschillende typen werkorders te definiëren afhankelijk van de functie van de opdracht. Hieraan kunnen verschillende zaken gekoppeld worden die betrekking hebben op de financiële en logistieke afwikkeling van de opdracht zoals:
Bij on-site serviceverlening kan door een aparte adressoort (materiaal, arbeid, kosten), een (eenmalig) serviceadres, een scheiding worden aangebracht in dienstverlening en facturatie. In de logistieke goederenstroom is het mogelijk om gebruik te maken van de optie om producten vooruit te verzenden naar het serviceadres.
Per type werkorder kunnen instructies en andere vrije teksten vastgelegd worden die de servicemedewerker terugleest op zijn werkopdracht.
Als de werkorder voortkomt uit een contract is in de werkorder zichtbaar wanneer het laatste bezoek plaatsgevonden heeft en wanneer een eventueel volgend bezoek gepland staat. Zo kunnen opdrachten in geval van calamiteiten gecombineerd worden met de regulier geplande onderhoudsactiviteiten.
De werkorders worden uitgevoerd op basis van een aantal selectiecriteria zoals de installatie, servicemedewerker, servicemagazijn en uitvoerdatum. Als gevolg hiervan ontstaat een logistieke stroom die op het juiste moment, de benodigde servicecomponenten bij de betrokken medewerker bezorgt.
Wanneer de servicemedewerker zijn werkorder afmeldt, worden de werkelijk verbruikte producten, uren en kosten geregistreerd. Indien er sprake was van een storing kunnen de melding en de eventuele oplossing vastgelegd worden. Zo ontstaat een kennisdatabase van foutmeldingen en mogelijke oplossingen.
Module InstallatiebeheerMet deze module hebt u de mogelijkheid om (technische) installaties te administreren ten behoeve van serviceopdrachten of preventief onderhoud.
Iedere installatie die wordt vastgelegd vanuit bijvoorbeeld een verkooporder krijgt een unieke code en een omschrijving. De installatie bevat één of meer componenten (apparaten), heeft een eigenaar, een gebruiker en heeft een serviceadres. Een reeds bestaande installatie kan uitgebreid worden met nieuwe of andere componenten.
De module Installatiebeheer kent een bijzonder uitgebreide zoekfunctie op uiteenlopende criteria als:
Module ContractenDe module contractmanagement biedt geautomatiseerde ondersteuning aan het beheer van al uw servicecontracten. In de basisadministratie is een vrij aantal contractsoorten te definiëren, die gerelateerd is aan twee typen serviceverlening (preventief of correctief). Per contractsoort kunnen veel workflow-parameters worden ingesteld. Deze instellingen bepalen de logistieke- en administratieve afhandeling voor de serviceopdrachten die onderdeel uitmaken van het contract.
De volgende gegevens kunt u bij uw contracten vastleggen:
Op basis van de indeling in contractsoorten kunnen de feitelijke contracten worden ingericht. Bij invoer van het contract kan nog afgeweken worden van de standaardwaarden die horen bij de contractsoort. Er kunnen tevens notities worden toegevoegd.
Per contract wordt vastgelegd welke specificaties horen bij de installatie waarop het servicecontract van toepassing is. Daarnaast is er een gedetailleerde vastlegging van de losse componenten/producten die behoren tot de installatie met serienummerregistratie, garantietermijn en prijsgrondslag.
Module Call-administratieDe module call-administratie biedt ondersteuning aan een organisatie die naast preventief onderhoud ook reactief service verleent op basis van klantmeldingen.
Hierin registreert de serviceorganisatie iedere binnenkomende klantmelding die betrekking heeft op een specifieke component van een uitstaande installatie. De call-module maakt hiervoor gebruik van de informatie die opgeslagen is de module installatiebeheer. Bij het vastleggen van de melding wordt inzichtelijk of er een servicecontract afgesloten is op de aangemelde installatie en of het defecte component nog onder de garantiebepalingen valt.
Ten aanzien van het eventueel onderhoud wordt inzicht gegeven in het laatste bezoek, contactreden en het geplande volgende bezoek. Zo kunnen klantmeldingen goed gecombineerd worden met het preventief onderhoud.
Aan een melding kan een storingscode met bijbehorende omschrijving gekoppeld worden. Op basis hiervan geeft het servicesysteem een (mogelijke) oplossing voor de component of de storingscode.
De servicemedewerker kan in de call een tijd, een call-actie, en een vrije omschrijving vastleggen. Er zijn twee soorten acties op basis waarvan een call wordt afgehandeld, te weten: de werkorder of zelf gedefinieerde serviceacties. De terugkoppeling van de servicemelding in het systeem vindt plaats door het vastleggen van een omschrijving van de geboden oplossing.
|
 |
ACA IT De mogelijkheden:
|
Zoeken
Heeft dit onderwerp uw interesse gewekt?
