Unit 4 Multivers Extended - Logistiek
Voorraadbeheersing is in elk handelsbedrijf een voorwaarde voor succes. Daarom biedt Unit 4 Multivers Extended u optimaal inzicht in de drie bepalende factoren voor uw voorraad: inkoop, verkoop en logistiek. Zo helpt Multivers u bij het bepalen van uw voorraadniveau op basis van actuele, toekomstige en historische verkoop- en inkoopgegevens. Met Unit 4 Multivers Extended krijgt u de beschikking over de kerngegevens én aanvullende informatie die u kunt delen met uw verkoopgroep, met het management en - als extra service bij de levering - met uw klanten.
Unit 4 Multivers Extended bevat de volgende logistieke modules:
Basis Handel
De module Basis Handel bevat de volgende functionaliteiten:
-
Inkoop
-
Van besteladvies naar inkooporder
-
Databank van leveranciers
-
Extra informatie
-
Bevestiging en controle
-
Verkoop
-
Verkooporderbeheer
-
Zoekmogelijkheden
-
Prijzen, kortingen, marge
-
Omzet
-
Fiattering orders
-
Voorraad
-
Voorraad in de tijd
-
Goederenontvangst
-
Goederenuitgifte
-
Colli-etiketten
Assemblage
De module Assemblage van Unit 4 Multivers Extended biedt de mogelijkheid bij assortimentsproducten aan te geven dat deze binnenshuis worden geassembleerd. Een te assembleren product bestaat uit één of meerdere componenten, die al dan niet voorraadregistrerend zijn.
Geassembleerde producten zelf zijn altijd voorraadregistrerende producten en kunnen op voorraad beschikbaar zijn. Als bij het ingeven van een verkooporder voor een te assembleren product onvoldoende voorraad beschikbaar is, wordt de mogelijkheid geboden hier direct een assemblageopdracht voor aan te maken en deze te koppelen aan de betreffende verkooporder.
Een assemblage vindt altijd plaats in een assemblagemagazijn. Via verplaatsingsopdrachten kunnen componenten naar een assemblagemagazijn worden verplaatst en eindproducten worden teruggeplaatst. Alle producten die zich in een assemblagemagazijn bevinden, worden tot de geblokkeerde voorraad gerekend, zodat deze niet kunnen worden betrokken in andere logistieke processen. Een assemblageproduct kan worden opgenomen als component (halffabrikaat) van een ander te assembleren product.
Verkoopoffertes
Via de offertefunctie kunt u aanbiedingen voor uw afnemers opstellen op basis van de gegevens die in Unit 4 Multivers Extended zijn vastgelegd. U kunt zelfs een offerte maken voor een organisatie die nog geen debiteur van uw bedrijf is, of van een artikel dat nog niet is vastgelegd binnen Unit 4 Multivers Extended.
Omzetverwachting
Unit 4 Multivers Extended kan de scoringskans van uw offerte berekenen: aan de hand van een aantal vragen, waaraan uzelf een percentage gekoppeld hebt. Via deze objectieve methode omzeilt u grotendeels de invloed van de subjectieve mening van de verkoper. In Unit 4 Multivers Extended kunt u de verwachte omzet berekenen, zodat u vroegtijdig inzicht krijgt en zonodig direct kunt anticiperen.
De module Offertes bevat de volgende functionaliteiten: Aanmaken offertes op basis van artikel- en realtiebestand Look en feel indentiek aan aanmaken opdrachten, u leert dus snel Variabele factuurlayout inclusief afbeeldingen Geldigheidsduur Scoringspercentage Omzetten offerte naar order Aanmaken order o.b.v. uitstaande offerte Analyse van 'lost' offertes.
Inkoopoffertes
Het proces start bij het opstellen van een offerteaanvraag voor een of meerdere producten bij een of meerdere leveranciers. De producten en de leveranciers hoeven nog niet bekend te zijn in Unit 4 Multivers Extended. Voor de producten is een omschrijving voldoende; de leverancier hoeft slechts als organisatie bekend te zijn.
Een offerteaanvraag kan, onder hetzelfde aanvraagnummer, aan verschillende organisaties verstuurd worden. De offerteaanvraag is een formulier in Unit 4 Multivers Extended dat met behulp van de module Electronic output automatisch gefaxt, gemaild of geprint kan worden.
De ontvangen inkoopoffertes worden geregistreerd in een inkoopofferte. Na vergelijking van de resultaten (prijzen, kortingen, condities) kunnen de inkoopoffertes omgezet worden naar een inkooporder. Alle historische offerteaanvragen en geregistreerde inkoopoffertes worden op detailniveau bewaard en zijn inzichtelijk door middel van informatieprofielen en rapportages.
Prijsbijstellingen
Bij de verkoop van een product spelen meerdere factoren een rol bij de netto prijsbepaling. Diverse kortingen en toeslagen beïnvloeden de uiteindelijke prijs. Deze invloeden, hierna aangeduid als prijsbijstellingen, kunt u vastleggen in Unit 4 Multivers Extended.
Vendor Rating
De module Vendor Rating is bedoeld om uw leveranciers met elkaar te vergelijken op het gebied van leverbetrouwbaarheid, prijsafwijking en kwaliteitsbetrouwbaarheid. Door middel van een zelf in te richten scorebepaling zorgt Unit 4 Multivers Extended voor een heldere analyse en een advies.
Agentverkopen hebben betrekking op verkooporders die op basis van provisie worden doorgestuurd naar een externe leverancier. De organisatie die deze verkopen doorstuurt, wordt een agent genoemd.
Een afnemer die bij de agent en bij de uiteindelijke leverancier van de goederen bekend is, plaatst bij de agent een order. De agent dient dus op de hoogte te zijn van met name de prijzen en van de leverings- en betalingsvoorwaarden die de leverancier hanteert.
De order wordt in het geautomatiseerde systeem ingevoerd. Wanneer de klant de order heeft geplaatst, wordt deze doorgegeven aan de leverancier. Deze draagt verder zorg voor het complete logistieke en financiële traject. Met andere woorden: de agent heeft geen bemoeienis meer met de order vanaf het moment dat deze is doorgegeven aan de leverancier, met uitzondering van het incasseren van de provisie voor de geleverde dienst.
Op basis van de vastgelegde orders kan een overzicht worden afgedrukt. Op deze lijst worden het bruto goederenbedrag, de toegekende provisie en het netto goederenbedrag getoond. De toegekende provisie wordt hier beschouwd als de bruto winst.
Retouren
Het kan natuurlijk voorkomen dat producten die u van uw leverancier ontvangt niet in goede orde aankomen, of dat u meer heeft ontvangen van uw leverancier dan de bedoeling was. In zo?n geval kunt u besluiten deze goederen terug te sturen naar uw leverancier. Van een tegenovergestelde situatie kan ook sprake zijn: u heeft goederen geleverd aan een bepaalde klant, en deze klant besluit de goederen aan u terug te sturen.
In beide gevallen is er dus sprake van retourzending van goederen.
In het eerste geval, die waarin u de goederen terugstuurt aan uw leverancier, is er sprake van een inkoopretour. In het tweede geval, die waarin u goederen terugontvangt van uw debiteur, is er sprake van een verkoopretour. Unit 4 Multivers Extended kent verschillende acties voor het werken met retouren.
Bij retouracties voor verkoopretouren kunt u denken aan: het ontvangen van de goederen die retour komen het verplaatsen van de goederen naar een reparatie-afdeling het afboeken van de goederen indien ze niet meer te repareren zijn.
Bij retouracties voor inkoopretouren kunt u denken aan:
-
het verplaatsen van het gewone magazijn naar het retourenmagazijn
-
het retoursturen van de goederen naar de leverancier, d.m.v. magazijn- en pakbon zoals u gewend bent aan de verkoopkant.
Het beheren van retouracties geschiedt via uw in- of verkooporder. Op de inkoop- en verkooporder is een mogelijkheid beschikbaar waaronder u een retourreden kunt opgeven plus bijbehorende retouracties die u kunt starten en afmelden. Het starten en afmelden van acties kunt u automatiseren.
Intercompany
Indien u beschikt over de module ?Intercompany? kunt u gebruik maken van interfiliaal- en intercompanyverkeer. U heeft u dan tevens de mogelijkheid om per administratie één of meerdere vestigingen te gebruiken;
Warehousing
De module Warehouse Management maakt het mogelijk het magazijn in te delen naar vaste en bulklocaties. Bovendien berekent deze module op verzoek de omloopsnelheid van de voorraad en de vulgraad van het magazijn.
Iedere grijplocaties kent zijn vaste artikelen, waarvan de maximum- en minimumvoorraad wordt geregistreerd. Hierdoor is ook duidelijk, hoeveel artikelen per keer uit de bulkvoorraad moeten worden bijgeleverd.
Distributie
Met de module Distributie is het mogelijk om per zending diverse gegevens vast te leggen, zoals een notitie, kenmerken en vervoerders. Bij het aanmaken van zendingen dient een zogenaamd 'herkomsttype' vastgelegd te worden. Deze herkomsttypen kunnen zijn: 'pakbonnen', 'inkoopretouren' of 'verplaatsingen'.
Zodra eenmaal een herkomsttype aan de zending is toegekend, kunnen alleen pakbonnen, inkoopretouren of verplaatsingen al naar gelang het herkomsttype aan de openstaande zending toegevoegd worden.
Aan een zending dient een vervoerder gekoppeld te worden. De vervoerder die de hoogste score volgens uw eigen beoordelingssysteem heeft krijgt zal in dat geval aan de zending gekoppeld worden.
De aangemaakte zending kan gekoppeld worden aan een bepaald document en/of een exportprofiel indien u zendinggegevens wilt exporteren naar een route-/ritplanning. De te koppelen documenten en/of exportprofielen kunnen reeds bepaald worden in de distributieparameters, maar kunnen ook handmatig tijdens onderhoud op de zending toegevoegd worden. Desgewenst kan van de zending de collisamenstelling onderhouden worden.
Uitbesteed werk
Het proces start bij het aanmaken of genereren van een of meerdere assemblageopdrachten. Een assemblageopdracht kan automatisch of handmatig als uitbesteed werk aangemerkt worden. Dit impliceert dat een derde partij waarde toevoegt aan het product, waardoor een ?eindproduct? ontstaat. De waardetoevoeging kan bestaan uit het toevoegen van een component of het verrichten van een of meerdere handelingen. De waardetoevoeging gebeurt op basis van een opdracht en komt tot uiting in de kostprijs van het eindproduct.
Door middel van verschillende parameters en stamgegevens bij assemblageproducten, componenten, leveranciers, magazijnen en leveranciersproducten wordt sturing gegeven aan het standaardproces. Door middel van de variabalen ?verliespercentage? en ?seriegrootte? wordt sturing gegeven aan het standaard verlies dat optreedt bij het verrichten van bepaalde handelingen en de standaard assemblagerun ten behoeve van het toekennen van vaste kosten componenten aan de eindproducten.
Per leverancier per product kunnen de standaardtarieven van de te verrichten handelingen geregistreerd worden. In de uitbesteed werk opdracht kunnen deze aangepast worden. De handelingen (kostencomponenten) kunnen een vast of een variabel karakter hebben.
De onderhanden opdrachten uitbesteed werk kunnen onderling afhankelijk zijn doordat verschillende componenten een onderdeel vormen van verschillende samenstellingen. Het kan ook voorkomen dat sprake is van zogenaamde halffabrikaten. De kostprijs van componenten, de variabele en vaste kostencomponenten en de kostprijs van halffabrikaten vormen tezamen de kostprijs van een eindproduct.
Verladingen
Het proces start bij het aanmaken of genereren van een of meerdere inkooporders of het overnemen van een inkoopofferte naar een inkooporder. De inkooporder(s)(regels) kunnen opgenomen worden in een verlading en de verlading kan bestaan uit meerdere containers. U geeft zelf tot op detail aan welke orderregels aan welke container en aan welke verlading zijn toegewezen.
Documenten: Bill of Lading, pakbonnen, facturen, Letter of Credit, importdocumenten, etc. Door middel van de signaaldatum is het eenvoudig te monitoren of bepaalde documenten nog te ontvangen of nog te verzenden zijn.
De kosten kunnen toegewezen worden aan de verlading en aan de containers. Per kostensoort wordt bepaald hoe de kosten naar de producten omgeslagen worden. Dit kan bijvoorbeeld op basis van volume of op basis van het aandeel in de inkoopwaarde. De kosten kunnen bestrekking hebben op invoerrechten, bankkosten, vrachtkosten, transportkosten, etc. Per kostensoort kan aangegeven worden of deze kostprijs verhogend is. Zo kunt u in een vroeg stadium bepalen welke verkoopprijzen en kortingen u gaat hanteren.
Vervoerderslabels
Met de module Vervoerderslabels kunt u etiketten uitprinten voor de vervoerder DHL.
EDI-berichten
Unit 4 Multivers Extended is als modern informatiesysteem geschikt voor elektronisch berichtenverkeer. Vanuit Unit 4 Multivers Extended kunt u elektronisch verkooporders ontvangen en facturen en zendingen aanleveren. Omdat deze gegevens rechtstreeks vanuit de Unit 4 Multivers Extended-bestanden afkomstig zijn, is de foutkans minimaal. Deze functie bespaart niet alleen tijd, maar ook heel veel papier.
Als u gebruik wilt maken van de EDI-mogelijkheden van Unit 4 Multivers Extended, moet u beschikken over de benodigde communicatiesoftware en -hardware. De software zorgt ervoor dat de gegevens in Unit 4 Multivers Extended verwerkt en gecontroleerd worden, de hardware zorgt voor de communicatie. Het is goed om te weten dat het elektronisch versturen van berichten dezelfde juridische status heeft als een geschreven bericht; als u elektronisch een order plaatst die door beide partijen elektronisch bevestigd wordt, heeft deze order dezelfde rechtsgeldigheid als een schriftelijk bevestigde order.
Unit 4 Multivers Extended kent de volgende EDI-berichten:
|
