Het is onbegrijpelijk dat het overgrote deel van de facturen nog op papier wordt geprint, verstuurd en daarna door de ontvanger weer wordt overgetikt of - eventueel - ingescand. Er worden daarbij gemakkelijk fouten gemaakt: bij het overtikken van factuurnummers, ordernummers, rekeningnummers, factuurbedragen, adresgegevens, etc. Fouten, die weer aanleiding vormen voor vertraging en misverstanden. Door facturen elektronisch te versturen en te verwerken kunnen kosten en schaarse arbeidskracht worden bespaard. 
  

Uit onderzoek blijkt dat met elektronisch factureren een kostenbesparing is te realiseren van ruim veertig procent. Daar waar een papieren factuur € 1,65 kost aan verwerkings- en portokosten, is een ondernemer nog maar € 0,45 kwijt bij het verstrekken van een elektronische factuur. De Europese Unie heeft onderzocht dat er 15 miljoen bomen blijven staan als bedrijven hun afnemers een digitale rekening sturen. Interessante ontwikkelingen dus, maar hoe werkt digitaal factureren en hoe kan boekhoudsoftware hierin een rol spelen?

  

U kunt hier meer over lezen in E-Factureren voor het bedrijfsleven. Maar ook onze accountmanager van ACA willen u hier graag over informeren. Het is met UNIT4 Multivers namelijk ook mogelijk om uw factureren digitaal te versturen. Ontvangt u ook digitale factureren? Dan kunt u deze doormiddel van Paperless automatisch laten inboeken in UNIT4 Multivers. Geen overtypewerk meer en dus minder fouten en minder kosten!

   
Aanzienlijke besparing
MKB’ers versturen per maand tussen de 10 en 10.000 facturen. De kosten hiervan kunnen dus oplopen tot zo’n € 16.500,-. Behalve een aanzienlijke besparing die elektronisch factureren kan opleveren, zijn digitale facturen door te sluizen naar de bank voor automatische verwerking. En de ontvanger van een digitale factuur is eerder geneigd om deze binnen de termijn te voldoen, blijkt uit onderzoek. Betaalt de debiteur niet op tijd, dan is een digitale herinnering zo verstuurd en bovendien voordeliger dan een herinnering per post.

 
Regels
Dit geldt voor consumenten maar ook voor ondernemers. De Belastingdienst heeft wel regels opgesteld waaraan een digitale factuur moet voldoen. Dit zijn overigens dezelfde eisen als die waar papieren facturen aan moeten voldoen:

 

 
Er zijn meerdere manieren om een digitale factuur te sturen. Dit kan per e-mail met een pdf bestand in de bijlage. Maar ook kunt u de factuur ‘klaar zetten’ in een persoonlijke omgeving van de klant. U stuurt hem een herinnering per e-mail waarin u vermeldt dat zijn factuur klaar staat en vervolgens kan de klant die inzien en eventueel direct importeren naar zijn internetbankrekeningen boekhoudpakket. Deze vorm biedt direct weer marketingmogelijkheden. Immers, als de klant in zijn persoonlijke omgeving is, kunt u hem ook online nieuwe producten presenteren.

  
XML-bestand
Met UNIT4 Multivers 8 kunt u uw klanten per e-mail een elektronische factuur sturen in de vorm van een PDF-bestand. Daarmee bespaart u al op administratie en portokosten. Later dit jaar worden de mogelijkheden tot elektronisch factureren flink uitgebreid met ondermeer het versturen van een factuur als XML-bestand. 

  

ACA IT-Solutions informeert u graag over de mogelijkheden van Elektronisch factureren. Vraag nu vrijblijvend informatie en/of een afspraak aan bij één van onze account- managers. Indien de accountmanager bij u op locatie komt zullen zij kosteloos een inventarisatie maken van uw huidige bedrijfssoftware.