Business Intelligence

 

 

Business intelligence staat voor het verzamelen, analyseren, presenteren en verspreiden van bedrijfsinformatie, die van strategisch belang is. Gegevens uit het ERP-systeem en uit andere bronnen worden omgezet in informatie die relevant is voor het behalen van de bedrijfsmissie. 

 

De database van een ERP-systeem is geoptimaliseerd voor operationele processen, zoals het ondersteunen van inkoop- en verkooptransacties. Gegevens worden daartoe als atomaire eenheden opgeslagen, zodat gegevenswijzigingen maar één keer hoeven te worden doorgevoerd. Die kracht van een ERP-systeem kent echter ook een keerzijde: Managementvragen zoals ‘wat is mijn omzet voor dit product in vergelijking met vorig jaar’ kan ERP-software niet beantwoorden. Die gegevens zijn of waren er ooit wel, maar er is extra software nodig om die gegevens te verzamelen en te analyseren. Er zijn overigens heel wat ERP-leveranciers die daartoe BI-modules bij hun systeem kunnen leveren.

 

Het eenvoudigste BI-systeem kent iedereen: dit de (Excel) spreadsheet. Daar kunnen gegevens naar toe worden gekopieerd en daarna bewerkt. Die knip-en-plak methode kost vrijwel niets, maar is tijdrovend, weinig flexibel, en geeft een gerede kans op fouten. Een groot aantal softwareleveranciers (waaronder de ERP-leveranciers zelf) heeft daarom speciale BI-oplossingen ontwikkeld, variërend van eenvoudige add-ons bij ERP-pakketten, tot zelfstandige systemen die data uit allerlei verschillende bronnen eerst bijeenbrengen in een eigen database. Het overhevelen van die gegevens heet extract, transform and load (ETL).

 

Het voordeel van een aparte database is onder meer, dat je dan gemakkelijker historische gegevens kunt opslaan en verwerken. Extra databases maken de BI-oplossing echter ook complexer en duurder. Eén van de vragen rond BI is daarom de kwestie: moet je de gegevens direct uit het ERP-systeem importeren, of moet je dit via een tussendatabase doen, zodat je meer mogelijkheden hebt om de gegevens op te schonen en te analyseren.

 

Wordt voor een extra database gekozen, dan zijn er ook dan nog twee mogelijkheden. De eenvoudigste (en goedkoopste) oplossing is het direct aanmaken van cubes (gegevenskubussen) voor on-line analytical processing (OLAP). Deze cubes zou je dan kunnen zien als een soort mini-databases. Binnen de gegevenskubussen is het bijvoorbeeld mogelijk om naar believen allerlei dwarsdoorsnedes te maken van de data, ten behoeve van BI-rapportages. Dit proces wordt aangeduid met de fraaie term 'slicing and dicing'.

 

In plaats van direct OLAP-kubussen aan te maken, kan ook eerst een volwaardig data warehouse worden gecreëerd. Dit is de meest complexe BI-variant. Het datawarehouse (gegevenspakhuis) kan niet alleen dienen als basis voor OLAP, maar kan ook worden gebruikt voor bijvoorbeeld data-mining (het zoeken naar onbekende verbanden), of voor het maken van toekomstverwachtingen (what-if analyses).

 

Hierover is volop discussie. Sommigen vinden de standaardrapportages uit ERP voldoende. BI-software is volgens hen vaak overbodig, tenzij het om een zeer groot bedrijf gaat. Anderen wijzen op het grote strategische voordeel dat je kunt behalen met BI-analyses. Voorheen onbekende verbanden worden immers zichtbaar en managementinformatie kan worden gekoppeld aan een voorspellend model.

 

Van oudsher zijn verzekeraars en banken grootgebruikers van BI-software. Dat is niet verwonderlijk, want de kern van hun bedrijfsprocessen is informatievoorziening. In de industriesector is het nog minder gemakkelijk, om BI-gebruikers te vinden. Multinationals zoals Philips en Shell gebruiken al wel BI. Binnen de wat kleinere bedrijven staat prestatiemanagement echter nog in de kinderschoenen, tenminste in de zin van gegevensanalyse.

 

Het nut van BI wordt meer door de complexiteit van de informatiestromen bepaald dan door de omvang van het bedrijf. Ook een klein marketingbureau kan bijvoorbeeld veel aan BI hebben, en er zijn ook veel andere bedrijfssectoren waarvoor BI interessant kan zijn. Een opkomende categorie gebruikers zijn bijvoorbeeld de ziekenhuizen, die daarmee bijvoorbeeld de vergoedingen voor diagnose/behandelcombinaties evalueren. Ook in de retail begint BI voorzichtig aan een opmars, bijvoorbeeld om te kunnen bepalen welke producten in welke winkel moeten liggen.

 

De kosten zijn afhankelijk van de complexiteit van de gekozen oplossing en variëren van vrijwel nul voor Excel, tot enkele tonnen voor een business warehouse. De kosten dalen overigens, dus het overwegen van BI wordt steeds interessanter. Voorstanders van de complexere oplossingen wijzen er op, dat je pas écht voordeel kunt behalen met BI, als je niet alleen alle relevante gegevens kunt verzamelen, maar die gegevens óók diepgaand kunt analyseren. Werkt dat, dan kan een investering zich snel terugverdienen. Eén kleine verbetering op basis van de nieuw verworven inzichten kan daartoe al volstaan.

 

De BI-markt is momenteel behoorlijk in beweging. Zeer recent werd het door ons vaak toegepaste  Hyperion overgenomen door Oracle. Anders grote spelers zijn bijvoorbeeld Cognos en Business Objects. Ook Microsoft wint terrein door het aanbieden van relatief goedkope BI-oplossingen op basis van de eigen SQL Server. 

 

Invoering van BI is niet eenvoudig: het is niet alleen een technisch vraagstuk, ook moet worden bepaald aan welke informatie de managers in een bedrijf nu precies behoefte hebben. ACA IT-Solutions en haar partners kunnen u met raad en daad bijstaan met een vakkundig advies, implementatie begeleiding en support.